Wissenswertes

Glossar

Von einer babylonischen Sprachverwirrung zu sprechen, wäre vielleicht übertrieben, aber von einer eindeutigen Verwendung der Begriffe sind wir im Bereich der IT-Dokumentation weit entfernt. So sprechen die einen von Konzepten, andere von Betriebshandbüchern und meinen eigentlich das gleiche. Umgekehrt gibt es sehr unterschiedliche Auffassungen, welche Inhalte ein IT-Konzept haben sollte. Ziel unseres Glossars ist es, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung von Begriffsinhalten im IT-Dokumentations-Umfeld zu machen und einen Wegweiser durch den – Begriffsdschungel zur Verfügung zu stellen.

Notfallmanagement

Gemäß BSI umfasst das unternehmensweite Notfallmanagement die Bereiche der Notfallvorsorge mit Präventivmaßnahmen zur Vermeidung von Notfällen und Krisen sowie die Planung der Notfallbewältigung mit der Wiederherstellung von Geschäftsprozessen. Ziel des Notfallmanagements ist es, sicherzustellen, dass wichtige Geschäftsprozesse selbst in kritischen Situationen nicht oder nur temporär unterbrochen werden und die wirtschaftliche Existenz der Institution auch bei einem größeren Schadensereignis gesichert bleibt. Eine ganzheitliche Betrachtung ist daher ausschlaggebend. Die Notfallbewältigung beinhaltet die Ausweichplanung, einschließlich Planung des Notbetriebs sowie das Krisenmanagement zur Bewältigung des Notfalls oder der Krise. Die hierfür erforderliche Notfalldokumentation muss dafür neben dem Notfallhandbuch u. a. Geschäftsfortführungspläne und Wiederanlauf- und  Wiederherstellungspläne beinhalten.

Notfallplan

Abhängig von der Struktur der Notfalldokumentation kann es sinnvoll sein, alle Notfalldokumente für ein Schadensereignis zu einem Notfallplan zusammenzufassen. Der Notfallplan sollte neben dem Geschäftsfortführungsplan und dem Wiederherstellungsplan auch beispielsweise die ereignisspezifischen Alarmierungspläne einschließen. Insofern handelt es sich bei einem Notfallplan nicht um ein eigenständiges Dokument, sondern um die Zusammenführung von Inhalten aus verschiedenen Dokumenten.

Notfallvorsorgekonzept

Das Notfallvorsorgekonzept ist gemäß BSI das zentrale Dokument für die Notfallvorsorge und beschreibt die Strategien und Vorgaben für alle Aktivitäten der Notfallvorsorge. Alle Maßnahmen und Tätigkeiten, die hingegen zur eigentlichen Bewältigung eines Notfalls beitragen, sind im Notfallhandbuch zu beschreiben.

Planungsdokument

Ein Planungsdokument definiert in schriftlicher Form Vorgehensweisen zur Erreichung eines angestrebten Ziels. Typische Planungsdokumente sind Ablauf- und Terminpläne, Projektpläne, Testpläne, Rahmenpläne, Meilensteinpläne u.a.

Projekt

Bei einem Projekt handelt es sich gemäß der DIN Norm 69901 um ein zielgerichtetes, zeitlich, personell und sachlich abgegrenztes Vorhaben. Projekte werden für komplexe Änderungen definiert, damit die Veränderung gesteuert und  kontrolliert umgesetzt werden kann.

Projektakten

Projektakten bezeichnet die Zusammenstellung aller auf ein Projekt bezogenen Dokumente bzw. alle im Rahmen eines Projekts erstellten Dokumente. Hierbei kann es sich sowohl um Dokumente des Projektmanagements, als auch um Projektergebnisdoku­mente handeln. Projektergebnisdokumente sind alle Dokumente, die im Rahmen eines Projekts während der verschiedenen Projektphasen erstellt werden und die nicht den Projektmanagement-Dokumenten zuzuordnen sind.  Konzepte zur Umsetzung einer technischen Lösung sind typische Ergebnisse in IT-Projekten, ebenso die an den Betrieb zu übergebende Betriebsdokumentation.

Projektmanagement

Die DIN Norm 69901 definiert Projektmanagement als Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die eine anforderungsgerechte Durchführung eines Projekts.

Protokoll

Protokolle werden im Rahmen des dokuit-Strukturierungsmodells  als Aufzeichnungen definiert, die nach einem definierten, in der Regel gleich bleibenden, Schema angefertigt werden und die festhalten oder festlegen, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird. Typischerweise sind Tagungs- und Sitzungsprotokolle sowie Übergabeprotokolle diesem Dokumententyp zuzuordnen. Nicht zu Protokollen zählen die von Systemen automatisiert generierten Systemprotokolle.

Prozess

Gemäß ISO 9000 ist ein Prozess “ein Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt”. Aus Sicht der Dokumentation beschreibt beschreibt ein Prozess eine Kette aufeinander aufbauender definierter und dokumentierter Aktivitäten mit einem definierten Anfang, einen beschriebenen Ablauf und einem definierten Ende. Die einzelnen Aktivitäten sind dabei voneinander abhängig. Im Gegensatz zu den operativen Tätigkeiten beschreiben Prozesse die operative Ebene nicht detailliert. Im Fokus stehen vielmehr betriebswirtschaftliche Faktoren wie Kosten und Erlöse. Kennzahlen sind daher eine wichtiges Prozesseigenschaft. Die Dokumentation von Prozessen erfolgt in Form von Prozessbeschreibungen.

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