Wissenswertes

Glossar

Von einer babylonischen Sprachverwirrung zu sprechen, wäre vielleicht übertrieben, aber von einer eindeutigen Verwendung der Begriffe sind wir im Bereich der IT-Dokumentation weit entfernt. So sprechen die einen von Konzepten, andere von Betriebshandbüchern und meinen eigentlich das gleiche. Umgekehrt gibt es sehr unterschiedliche Auffassungen, welche Inhalte ein IT-Konzept haben sollte. Ziel unseres Glossars ist es, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung von Begriffsinhalten im IT-Dokumentations-Umfeld zu machen und einen Wegweiser durch den – Begriffsdschungel zur Verfügung zu stellen.

Standard

In Anlehnung an die Definition der IHK ist ein Standard eine vergleichsweise einheitliche oder vereinheitlichte, von bestimmten Kreisen anerkannte und meist auch angewandte (oder zumindest angestrebte) Art und Weise, etwas herzustellen oder durchzuführen, die sich gegenüber anderen Arten und Weisen durchgesetzt hat. Basierend auf dem englischen Begriff wird im allgemeinen Sprachgebrauch der Begriff Standard auch für den Begriff Norm benutzt. Eine Unterscheidung zwischen Normen und Standards ist aber sinnvoll.

Systemakten

Systemakten sind definiert als Teil der IT-Betriebsdokumentation und beschreiben die Komponenten eines Systems sowie deren Konfiguration. Hierzu zählen neben Systemspezifikationen ggf. auch Informationen zu Garantie Leistungen, Wartungsverträge, Lizenzen und ähnliches. Dies erfordert einen modularen Aufbau. Sinnvollerweise wird daher innerhalb der Systemakte  auf die verschiedenen Informationsquellen (auch automatisiert generierte Informationen) verwiesen.  Systemakten können entweder dem Dokumententyp Systembeschreibung zugeordnet werden oder als eigenständiger Dokumententyp verwaltet werden.

Systemdokumentation

Die Systemdokumentation ist Teil der IT-Systembetriebsdokumentation und besteht u.a. aus den einzelnen Systemakten der eingesetzten Hardware- und Softwaresysteme sowie der Netzwerk- und Infrastrukturkomponenten und stellt hierfür einen Sammelbegriff dar. Sie sollte soweit wie möglich automatisiert (mit Hilfe von Inventarisierungstools) erfolgen.

Veränderungsmanagement

In der Betriebswirtschaftslehre beschreibt das Veränderungsmanagement eine eigenständige Disziplin zur Umsetzung umfassender, bereichsübergreifender und inhaltlich weitreichender (geplanter) Veränderungen in Organisationen. Es dient der Umsetzung neuer Strategien, Prozesse oder Verhaltensweisen. Veränderungsmanagement grenzt sich vom Änderungsmanagement ab, das Vorgehen bei konkreten Änderungen beschreibt. Zu beachten ist, dass der englische Begriff Change-Management sehr häufig für beides verwendet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Verfahren

Verfahren beschreiben wie Abläufe bzw. Aktivitäten technisch durchgeführt werden.

Verfahrensverzeichnis (datenschutzrechtlich)

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert verbindlich für alle Unternehmen, die der gesetzlichen Meldepflicht unterliegen, klare Anforderungen an die Dokumentation bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit eines Verfahrens in denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden. Datenschutzrechtliche Verfahren werden im unternehmensweiten Verfahrensverzeichnis verwaltet. Das Verfahrensverzeichnis muss alle Verfahren  einer Organisation dokumentieren, mit denen im Rahmen eines automatisierten Verfahrens ermittelte personenbezogene Daten gespeichert werden.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet nach Art. 30 EU-DSGVO dazu eine schriftliche Dokumentation und Übersicht über Verfahren zu führen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das Verzeichnis muss sämtliche ganz, teilweise automatisierte sowie nicht-automatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten beinhalten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Für jede Verarbeitungstätigkeit müssen wesentlichen Angaben zur Datenverarbeitung aufgeführt werden, wie u.a. die Datenkategorien, der Kreis der betroffenen Personen, der Zweck der Verarbeitung und die Datenempfänger. Auf Anfrage ist das Verzeichnis der Aufsichtsbehörde vollständig zur Verfügung zu stellen.

Vorgabedokumente

Die DIN 9001 unterscheidet Dokumente und Aufzeichnungen. Während Aufzeichnungen als Nachweis dienen (Nachweisdokumente), enthalten  Dokumente Forderungen oder Anweisungen nach denen vorzugehen ist. Sie sind veränderbar und können in verschiedenen Revisionsständen existieren und unterliegen definierten Dokumentationsprozessen. Um Verwirrungen zu vermeiden (schließlich handelt es sich auch bei Aufzeichnungen um Dokumente), kann eine begriffliche Unterscheidung in Vorgabedokumente und Nachweisdokumente sinnvoll sein. Zu den Vorgabedokumenten  zählen Richtlinien, Betriebshandbücher, Prozessbeschreibungen einschließlich Arbeitsanweisungen und Arbeitsanleitungen,  Service Kataloge, Verträge u.a..

Wiederanlaufpläne

Wiederanlaufpläne ergänzen die Geschäftsfortführungspläne. Im Gegensatz zu den Geschäftsfortführungsplänen, die die Prozess­­ebene abbilden, beschreiben Wiederanlaufpläne auf operativer Ebene für einzelne Ressourcen, was in welcher Reihenfolge zu tun ist, um nach dem Ausfall einer Ressource die Wiederaufnahme und Fortführung der Betriebsfunktion in einem Notbetrieb zu ermöglichen. Auch sollte definiert werden, welche Maßnahmen die Wiederherstellung abschließen und welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit der Notbetrieb bzw. der Normalbetrieb als wieder aufgenommen gilt.  

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