Meistens wird die Betriebsdokumentation als lästige Pflicht betrachtet, die man „irgendwie“ erledigen muss. Doch was muss eigentlich dokumentiert werden? Und warum überhaupt? …
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Unterstützung beim Aufbau einer Dokumentationsplattform
Der zunehmende Einsatz von MS Teams führt dazu, dass immer mehr Unternehmen SharePoint Kontext von Microsoft 365 für die Dokumentenverwaltung einsetzen. Aber allein durch eine technische Bereitstellung von SharePoint-Websites oder einer anderen WIKI-Lösung als Dokumentationsplattform wird die Dokumentation nicht gelingen.
Umdenken erforderlich
Bei der klassischen Ablage von Dokumenten im Filesystem wird in der Regel versucht, möglichst viele Dokumenteneigenschaften durch Verwendung einer Ordnerhierarchie abzubilden. Dies führt unweigerlich zu den hinlänglich bekannten vielfach verschachtelten Ordnerstrukturen.
In einer Dokumentationsplattform mit Dokumentenmanagement-Funktionen werden die Verwaltungsinformationen getrennt vom Content in den Dokument-Eigenschaften gespeichert. Dies erfordert nicht nur ein Umdenken im Umgang mit Dokumenten, sondern auch eine entsprechende Konzeption: Seiten- und Bibliotheksstruktur, Metadatenmanagement, Suchfunktionen, Vorlagen, Listenverwaltung, Workflows und Berechtigungsmanagement sind nur einige Punkte, die eine wichtige Rolle spielen und die geplant und implementiert werden müssen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass die SharePoint-Seiten nicht viel mehr als eine weitere Dateiablage darstellen.
Content Delivery Portal für die IT-Dokumentation
Im Bereich der Technischen Dokumentation finden sie zunehmend Anwendung: Content-Delivery-Portale in denen die Produktinformationen web-basiert bereitgestellt werden und von den verschiedenen Anwendern der Technischen Dokumentation jederzeit gesucht, gefunden und heruntergeladen werden können. Die dafür notwendigen Plattformlösungen ermöglichen eine unkomplizierte Aktualisierung der Inhalte.
Lösungen wie SharePoint oder Confluence bieten ebenfalls zahlreiche Funktionen zum Aufbau eines Dokumentationsportals. Portalseiten können den Anwendern als zentraler Einstieg in die IT-Dokumentation dienen und den Nutzen und die Akzeptanz von Dokumentation deutlich erhöhen.
Hierbei können wir Sie unterstützen
Konzeption der Dokumentationsplattform
- Inhaltsverwaltung (Dokumente, Listen, Formulare, externe Daten usw.)
- Suchfunktionen (umfangreiche Suchfunktionen; auch in externen Daten)
- Portaldienste (Web-Content-Management, Webseitenerstellung, Abbildung Unternehmensportal usw.)
- Collaboration-Dienste (Aufgaben, Kalender, Workflow, Blog, Wiki, Office-Integration, Projektmanagement usw.)
Implementierung
- Technische Umsetzung des Konzepts
- Notwendige Anpassung betroffener Prozesse
Funktionstests und Pilotierung
Produktivsetzung
- Inititialbefüllung
- Überführung vorhandener Dokumentationen
- Einweisung der Mitarbeiter
In den vergangenen Jahren haben wir bei verschiedenen Kunden Dokumentationsplattformen in SharePoint, Confluence und anderen WIKI-Systemen konzipiert und eingerichtet.
Mehr zu unseren Angeboten finden Sie im Bereich Services. Gerne stellen wir Ihnen unser Vorgehen in einem Telefonat vor. Sie erreichen uns per E-Mail oder Telefon.
Aus unserem Blog
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