Umsetzung & Optimierung

Viele IT-Organisationen haben eine – wenn auch nicht immer aktuelle und vollständige – System- und Betriebsdokumentation. Vorgabedokumente aber wie Richtlinien, Konzepte, Prozessbeschreibungen u. a., die von Wirtschaftsprüfern, Auditoren oder Revisoren gefordert werden, fehlen jedoch nicht selten oder entsprechen nicht den Anforderungen.

Benötigen Sie etwa ein Berechtigungskonzept, eine Sicherheitsrichtlinie, ein Notfallhandbuch oder eine Richtlinie zur datenschutzkonformen Löschung personenbezogener Daten? Wir bieten Ihnen professionelle Unterstützung bei der Dokumentenerstellung u. a. in den Bereichen Informationssicherheit, Risikomanagement, IT-Servicemanagement und Notfallmanagement.

Warum das Rad immer wieder neu erfinden? Wir bringen unsere Erfahrung ein und erstellen für Sie Vorlagen, die effizient Ihre  Dokumentationsaufgaben unterstützen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern können auch sicher sein, die entsprechenden Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Weitere Informationen zu diesem Angebot finden Sie hier.

“A fool with a tool is still a fool”. Dieser Satz gilt auch für Dokumentationswerkzeuge. Trotzdem tappen Unternehmen nach wie vor in die Software-Falle und hoffen mit der Anschaffung eines Tools alle Dokumentationsprobleme zu lösen. Leider ist oft genau das Gegenteil der Fall – es entstehen Insellösungen und die Probleme verstärken sich noch.

Wir unterstützen Sie herstellerneutral bei der Evaluierung passender Anwendungen und erstellen bei Bedarf die notwendigen Konzepte.

Wie alles Neue verursacht auch der Neuaufbau der IT-Dokumentation initial einen nicht unerheblichen Mehraufwand. Im täglichen Betrieb fehlen hierfür jedoch meist Zeit und Ressourcen.

Wir ermitteln die erforderlichen Informationen und erstellen daraus für Sie die gewünschten Dokumente. Diese Vorgehensweise hat sich insbesondere bei der initialen Erstellung von Betriebshandbüchern und Arbeitsanleitungen bewährt.

Standards und Normen für die verschiedenen Managementdisziplinen fordern nicht ohne Grund die Festlegung von Verantwortlichkeiten. Dies trifft auch für das Dokumentationsmanagement zu. Denn die Pflege der IT-Dokumentation ist kein Projekt, sondern eine fortlaufende Aufgabe. Eine solche Aufgabe erfordert eine für die IT-Dokumentation verantwortliche Stelle (Dokumentationsmanager).

Wir coachen Ihren Dokumentationsmanager und bereiten ihn optimal auf die vor ihm liegenden Aufgaben vor.

Prüfer und Auditoren fordern eine Dokumentation, anhand derer sie die Ordnungsmäßigkeit des IT-Betriebs und die Wirksamkeit der von Standards und Normen geforderten Maßnahmen nachvollziehen können.

Wir kennen die Anforderungen gängiger Standards und Normen (ISO 27001, 9001, 14001, BSI Standards, MaRisk, DSGVO, PS 330 u. a.) und prüfen Ihre Dokumentation hinsichtlich formaler und formal-inhaltlicher Anforderungen sowie hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit. So können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumentation keinen Anlass für Feststellungen bietet.

Der Erfolg einer Neuausrichtung der IT-Dokumentation hängt maßgeblich davon ab, dass die neuen Abläufe von allen Betroffenen akzeptiert und gelebt werden.

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist daher eine Aufgabe, die Sie einplanen müssen und bei der wir Sie gerne unterstützen.

Die Einrichtung einer Dokumentationsplattform als zentraler Einstiegspunkt für die IT-Dokumentation ist eine wichtige Komponente, auch in Hinblick auf die Akzeptanz. Häufig werden aber z. B. bei der Einführung von SharePoint vorwiegend technische Aspekte betrachtet. Mit dem Aufbau der Dokumentation werden die Fachbereiche und Mitarbeiter dann häufig allein gelassen. 

Wir planen mit Ihnen die Verwaltungsstruktur für die verschiedenen Dokumentationsbereiche, richten diese auf Wunsch ein, erstellen notwendige Vorlagen und schaffen die Voraussetzungen für einen frustfreien Start und für eine nachhaltige und effektive Nutzung der Plattform.