Glossar

Von einer babylonischen Sprachverwirrung zu sprechen, wäre vielleicht übertrieben, aber von einer eindeutigen Verwendung der Begriffe sind wir im Bereich der IT-Dokumentation weit entfernt. So sprechen die einen von Konzepten, andere von Betriebshandbüchern und meinen eigentlich das gleiche. Umgekehrt gibt es sehr unterschiedliche Auffassungen, welche Inhalte ein IT-Konzept haben sollte. Ziel unseres Glossars ist es, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung von Begriffsinhalten im IT-Dokumentations-Umfeld zu machen und einen Wegweiser durch den – Begriffsdschungel zur Verfügung zu stellen.

Aktivität

Der Begriff „Aktivität“ wird im deutschen Sprachgebrauch unterschiedlich verwendet. In Prozessen bzw. in Verfahren bildet eine Aktivität die kleinste Ausführungseinheit und ist dadurch gekennzeichnet, dass die Verantwortung für diese nicht unterteilbar ist. Die Durchführung von Aktivitäten sollte durch Arbeitsanweisungen bzw. Arbeitsanleitungen unterstützt werden.

Änderungsanforderung

Eine Änderungsanforderung (engl. Request for Change – RFC) beschreibt einen formellen und standardisierten Antrag zur Durchführung einer Änderung im Rahmen des betrieblichen Änderungsmanagements bzw. im Rahmen von Projekten. Der Antrag muss alle Informationen enthalten, die zur Genehmigung und erfolgreichen Durchführung der beantragten Änderung erforderlich sind.

Änderungsmanagement

Aufgabe von Änderungsmanagement in der IT ist die Steuerung des Lebenszyklus aller Änderungen. Hierzu plant, bewertet, autorisiert, koordiniert, überwacht und dokumentiert das Änderungsmanagement alle Änderungen (Changes).  Ziel ist, dass Änderungen an Systemen oder Prozessen kontrolliert und dokumentiert erfolgen und damit die mit Änderungen einhergehenden Risiken für die IT-Services minimiert werden. Abzugrenzen vom Änderungsmanagement ist das Veränderungsmanagement.  Zu beachten ist, dass der englische Begriff Change Management sehr häufig für beides verwendet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Arbeitsanleitung

Eine Arbeitsanleitung liefert zumeist in textueller Form detaillierte Informationen zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung. Arbeitsanleitungen sind im Gegensatz zu Arbeitsanweisungen nicht verbindlich, sondern stellen unverbindliche Arbeitshilfen dar, die nicht zwingend einzuhalten sind. Arbeitsanleitungen stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Arbeitsanweisung

Eine Arbeitsanweisung definiert Vorgaben für die ordnungsgemäße Ausführung einer definierten Tätigkeit. Arbeitsanweisungen beschreiben detailliert und für den Ausführenden verständlich, verbindlich und verpflichtend auf welche Art eine Tätigkeit auszuführen ist. Hierbei kann es sich u. a. um textliche Beschreibungen, Checklisten, Mustervorlagen, Formulare und Fragenkataloge handeln. Sie sind an einen Prozess bzw. ein Verfahren gebunden, regeln tätigkeitsbezogene Abläufe und zielen auf eine einheitliche und standardisierte Erfüllung der Aufgaben. Im Gegensatz zu den Arbeitsanleitungen haben Arbeitsanweisungen verbindlichen Charakter. Sie sollten daher von einer autorisierten Stelle freigegeben werden. Arbeitsrechtlich konkretisieren Arbeitsanweisungen rechtsverbindlich wie die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers generell oder im Einzelfall auszuführen ist. Der englische Begriff Work Instruction wird sehr häufig sowohl für Arbeitsanweisungen, als auch für Arbeitsanleitungen verwendet. Arbeitsanweisungen stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Arbeitshilfen

Arbeitshilfen ergänzen übergeordnete Vorgabedokumente und liefern detaillierte Informationen zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung. Hierbei kann es sich um Arbeitsanleitungen, Checklisten, grafische Arbeitsabläufe und Fragenkataloge o.ä. handeln.

Aufzeichnungen

Im deutschen Sprachraum werden Vorgabedokumente häufig kurz als Dokumente und Nachweisdokumente als Aufzeichnungen bezeichnet. Bei Aufzeichnungen handelt es sich um Dokumente, die erreichte Ergebnisse beschreiben und einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten bereitstellen. Aufzeichnungen können beispielsweise angewendet werden zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung. Synonym für Aufzeichnungen wird der Begriff Nachweisdokumente verwendet. Ob Aufzeichnungen in Papierform oder in elektronischen Systemen verwaltet werden, spielt dabei keine Rolle. Da Aufzeichnungen per Definition nach deren Erstellung nicht verändert werden, gibt es für diese keine Revisionstände. Typischerweise zählen Systemprotokolle, Auswertungen (Reports, Analysen, Statistiken), Protokolle (Testprotokolle, Abnahmeprotokolle u.a.), ausgefüllte Formulare und Checklisten zu den Aufzeichnungen. In der Praxis ist die Zuordnung eines Dokuments als Nachweisdokument, jedoch nicht immer eindeutig. Eine Aufgabenliste beispielsweise beinhaltet gleichzeitig Vorgaben und dient als Nachweis. Dem möchte auch die International Organization for Standardization (ISO) mit dem Begriff der Dokumentierten Informationen Rechnung tragen (ISO/IEC Directives Part 1, Annex SL  – Richtlinien zur Entwicklung von internationalen Managementsystemnormen). Bei den ISO/IEC Directives, Part 1 handelt es sich um einen Leitfaden für die Entwickler von Managementsystemstandards, der sicherstellen soll, dass zukünftig alle Normen einer gemeinsamen übergeordneten Struktur und einheitlichen Anforderungen entsprechen.

Aufzeichnungsdokumente

Aufzeichnungsdokumente werden im allgemeinen Sprachgebrauch meist kurz als Aufzeichnungen oder Nachweisdokumente bezeichnet. Bei Aufzeichnungsdokumenten handelt es sich um Dokumente, die erreichte Ergebnisse beschreiben und einen Nachweis über ausgeführte Tätigkeiten bereitstellen. Aufzeichnungen können beispielsweise angewendet werden zur Darlegung von Rückverfolgbarkeit und zum Nachweis von Verifizierung.  Ob Aufzeichnungsdokumente in Papierform oder in elektronischen Systemen verwaltet werden, spielt dabei keine Rolle.

Bebauungsplan

Eine allgemeingültige Definition für Bebauungsplan lautet: „Plan, nach dem eine Fläche bebaut werden darf“. Allgemein bedeutet der Begriff des Bebauens das Inbezug-Setzen von Bebauungsobjekten zu Bezugsobjekten. Und genau in dieser Eigenschaft finden sie auch zunehmend in der Informationstechnologie bzw. als Werkzeug für die IT-Strategieplanung Anwendung …

Betriebshandbuch

Ein Betriebshandbuch beschreibt “Wer, Was, Wann, Wie, Wie oft” tun muss, um den operativen Betrieb einschließlich der erforderlichen Kontroll- und Wartungsarbeiten sicherzustellen, d.h. die operativen Tätigkeiten. Im dokuit-Strukturierungsmodell ist die Erstellung von Betriebshandbücher definitionsgemäß auf Fachanwendungen beschränkt. Für IT- und Infrastruktursysteme sind hingegen sind Systemakten zu pflegen. Wichtig sind u.a. Beschreibungen aller notwendigen Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Anwendungsbetriebs sowie der Betriebsbedingungen und Voraussetzungen. Auch Anleitungen und Workarounds für das Störungsmanagement können in die Betriebshandbücher aufgenommen werden. In der Praxis besteht ein Betriebshandbuch deshalb häufig aus einem Set an Dokumenten, das zum einen Ablaufbeschreibungen und zum anderen Arbeitshilfen für die täglichen Routinearbeiten umfasst. Hierbei kann es sich um textliche Anleitungen, bei komplexeren Abläufen auch um Handbücher handeln. Hilfreich sind auch Zeitpläne, Formulare und Checklisten. Checklisten und Formulare können während der Ausführung der Aktivität ausgefüllt und abgezeichnet werden und dienen dann als Nachweisdokumente. Betriebshandbücher stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.