Haben Sie dafür eine Vorlage? Diese Frage hören wir immer wieder. Dann versuche ich erst einmal herauszufinden, was der Kunde wirklich möchte …
USE CASES
IT-Dokumentation konsolidieren: Schluss mit dem Wissens-Chaos
Auf Fileservern, SharePoint-Bibliotheken oder WIKIs sind oft Unmengen von Dokumenten abgelegt. Trotzdem fehlen wichtige Informationen bzw. Dokumente. Verschärft wird die Situation aktuell dadurch, dass viele Bereiche und Teams ihre eigenen Dokumenten-Silos aufbauen.
Historisch gewachsene Strukturen entflechten
In vielen IT-Organisationen besteht die IT-Systemlandschaft aus einem über viele Jahre gewachsenen Geflecht verschiedener IT-Systeme. Den historisch gewachsenen Systemlandschaften entsprechend, besteht auch die IT-Dokumentation häufig aus zahlreichen und nicht strukturierten Dokumentationen, die verteilt in verschiedenen Ablagestrukturen liegen.
Und da für die verschiedenen Aufgabenfelder der IT in den vergangenen Jahren immer mehr Fachanwendungen zur Aufgabenunterstützung entwickelt wurden, erfolgt die Erhebung der Informationen und deren Dokumentation zunehmend verteilt in diversen Systemen. Hierzu zählen etwa Anwendungen für Inventarisierung, Monitoring, Lizenzverwaltung, Softwareverteilung und Ticketbearbeitung..
Unsere Leistungen zur Konsolidierung Ihrer Dokumentationslandschaft
Historisch gewachsene Strukturen und Wissensinseln bremsen Ihre IT aus? Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Dokumentation zu konsolidieren und in eine zukunftssichere, modulare Dokumentationsarchitektur zu überführen, die Governance unterstützt und Informationen gezielt bereitstellt.
- Konsolidierung der aktuellen Dokumentationslandschaft und der Dokumentationsverfahren
- Konzeption der zukünftigen IT-Dokumentationsarchitektur und der Dokumentationsverfahren
- Identifizierung erforderlicher Maßnahmen zur Konsolidierung der Dokumentation
- Migration bestehender Dokumentationen (auf Basis eines zu erstellenden Migrationskonzepts)
Lassen Sie uns im Erstgespräch Ihren Fahrplan zur Konsolidierung definieren.
Konsolidierung der Dokumentationslandschaft
Erschwerend kommt hinzu, dass verstärkt durch die veränderten Arbeitsweisen während der Corona-Pandemie die dezentrale Erstellung und Speicherung von Dokumentation zugenommen hat. Nicht selten sind etwa die Informationen für eine Anwendung verteilt an verschiedenen Orten wie im zentralen Filesystem, der Teams-Website des Projektteams, einem vom Team gepflegten WIKI und persönlichen OneNote-Notizbüchern zu finden.
Die Analyse und Konsolidierung der aktuellen Dokumentationslandschaft ist daher der erste wichtige Schritt. Hierin müssen alle für die Dokumentation verwendeten Anwendungen und Ablagesysteme einbezogen werden. Ziel der Ist-Analyse ist es, einen Überblick über den aktuellen Stand der Dokumentation und die verwendeten Dokumentationsabläufe und -verfahren zu erhalten. Darauf aufbauend können im nächsten Schritt die Anforderungsanalyse und die Konzeption der zukünftigen Struktur der IT-Dokumentation erfolgen.
FAQ: IT-Dokumentation konsolidieren
Wir haben viele Dokumente, aber keine Struktur. Wie sieht eine Roadmap für den Start aus?
Ausgangspunkt ist ein nachvollziehbarer Fahrplan, der Analyse, Zielbild und Umsetzung verbindet:
- IST-Analyse zur Erfassung aller genutzten Ablagesysteme und Tools sowie aktueller Dokumentationsverfahren.
- Identifizierung der Ziele und Anforderungen der verschiedenen IT-Teams.
- Ableitung der zukünftigen Zielarchitektur für die Dokumentation.
- Erstellung eines Maßnahmenplans und Umsetzung.
Hierbei ist es wichtig, alle Beteiligten einzubinden und die neue Dokumentationsinfrastruktur gemeinsam zu gestalten.
Wie motiviere ich meine Administratoren dazu, regelmäßig zu dokumentieren?
Einfache, klar verständliche Strukturen und das Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ sind entscheidend. Komplexe Vorgaben vermeiden, und eindeutig festlegen, wo was und wie zu dokumentieren ist sowie wo Informationen zu finden sind. Die Akzeptanz steigt erfahrungsgemäß, sobald das Team erkennt, dass die neue Struktur die tägliche Arbeit – etwa im Urlaubsfall oder bei Übergaben – spürbar erleichtert.
Wie verhindern wir, dass die Dokumentation nach der Konsolidierung wieder veraltet?
Veraltete Dokumentation kann vermieden werden, wenn eindeutig geregelt ist, wer was wann wie und wo zu dokumentieren hat – und diese Regeln überwacht werden. Wichtig ist dabei, verbindliche Auslöser (z. B. Change, Release, Incident) für Dokumentationsaufgaben festzulegen.
Aus unserem Blog
Auf unserer Website dreht sich alles um das Thema IT-Dokumentation. Doch was ist eigentlich eine IT-Dokumentation? Welche Themen und welche Dokumente können …
Bei Gesprächen mit IT-Verantwortlichen höre ich immer wieder den Satz: „Ich weiß, wir müssen uns endlich um die Dokumentation kümmern, aber …“ …