In IT-Organisationen ist eine bevorstehende Prüfung oder ein anstehendes Audit häufig der Auslöser sich „nun endlich einmal“ mit dem Thema Dokumentation zu …
USE CASES
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Planung und Aufbau einer strukturierten IT-Dokumentation
Nicht selten sind auf den Fileservern oder in SharePoint-Bibliotheken Unmengen von Dokumenten abgelegt, trotzdem fehlen wichtige Informationen bzw. Dokumente. Sie möchten diesen Zustand ändern und Ihre IT-Dokumentation optimieren, wissen aber nicht wie und mit welchem Bereich Sie beginnen sollen? Wir helfen Ihnen dabei und unterstützen Sie bei der Planung und der Umsetzung.
Verschaffen Sie sich Klarheit über den Stand Ihrer IT-Dokumentation
Der erste und wichtigste Schritt ist die Analyse der Anforderungen und Ziele. Auf deren Basis kann die weitere Maßnahmenplanung erfolgen. Die nachstehende Auflistung stellt typische Aufgaben und Arbeitspakete im Rahmen der Konzeption vor.
Hierbei handelt es sich um einen generischen Ansatz, der von uns spezifisch an Ihre Anforderungen und Vorgaben angepasst wird. Ist beispielsweise keine Anschaffung eines neuen Tools oder die Anpassung vorhandener Tools erforderlich, entfallen die genannten Aufgaben. Außerdem richten wir uns bei der Projektmethode (traditionell oder agil) nach Ihren Vorgaben.
Aufgaben in der Konzeptionsphase
Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten
- Festlegung des Geltungsbereichs für die IT-Dokumentation und der einzubeziehenden Aufgabenfelder (Scoping)
- Identifizierung von Rollen und Abstimmung von Verantwortlichkeiten für das Dokumentationsmanagement
Dokumentenhierarchie
- Festlegung der Dokumentenpyramide
- Strukturierung der Dokumentation mithilfe von Dokumentenklassen
- Identifizierung erforderlicher Dokumententypen
Konkretisierung der Dokumentationsanforderungen
- Identifizierung der erforderlichen Dokumente für das IT-Management
- Identifizierung der Dokumentationsanforderungen der operativen Funktionen
Planung der zukünftigen Dokumentationsverfahren
- Lenkung von Vorgabe- und Ergebnisdokumenten im Lebenszyklus
- Lenkung von Nachweisdokumenten
Dokumentationswerkzeuge – Anforderungsanalyse und Evaluierung
- Anforderungsanalyse für die einzusetzenden Dokumentationswerkzeuge und Evaluierung
- Konzeption einer Dokumentationsplattform als Zentrale bzw. „Single Point of Information“ für die IT-Dokumentation
Informationen zu den die Aufgaben in der Umsetzungs- und Testphase finden Sie in den weiteren Use Cases und schwerpunktmäßig im Use Case zum Aufbau einer Dokumentationsplattform.
Gerne stellen wir Ihnen unser Vorgehen in einem Telefonat näher vor. Vereinbaren Sie ein Erstgespräch per E-Mail oder rufen Sie uns an.
Aus unserem Blog
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