Vor kurzem hat die Fachjournalistin Anita Kehrer ein Interview zum Themenfeld IT-Dokumentation mit mir geführt. In dem in der Mitgliederzeitschrift der German …
USE CASES
IT-Dokumentationsportal: Struktur für SharePoint & Co.
IT-Organisationen stehen derzeit vor vielfältigen Herausforderungen im Bereich der IT-Dokumentation. Insbesondere ist die Dokumentationslandschaft häufig unstrukturiert, gekennzeichnet durch eine Vielzahl von Dokumenten, die über diverse Speicherorte verteilt sind. Die Entwicklung spezialisierter Fachanwendungen zur Unterstützung unterschiedlicher IT-Aufgaben hat außerdem dazu geführt, dass Informationen in einer wachsenden Anzahl verteilter Systeme erfasst und dokumentiert werden. Verschärft wird die Situation aktuell dadurch, dass viele Bereiche und Teams ihre Dokumente in Teams-Sites verwalten und damit ihre eigenen Dokumenten-Silos aufbauen.
In der Praxis führt dies oft in Unklarheiten darüber, ob und welche Informationen zu einem spezifischen Thema bereits existieren und welche Dokumente den aktuellen Stand widerspiegeln.
Moderne IT-Dokumentation: Dokumentationsportal als zentraler Zugangspunkt
Als hilfreich hat sich die Einrichtung eines Dokumentationsportals für die IT-Dokumentation erwiesen. Ein Dokumentationsportal ist typischerweise ein zentraler Zugangspunkt zu verschiedenen Arten von Dokumentationen. Es kann die Zusammenhänge darstellen und übergreifenden Zugriff auf Dokumente und Informationen ermöglichen. Zudem dient es nicht nur als Speicherort für Informationen, sondern auch als kollaborative Umgebung, die das Wissensmanagement unterstützt und die Zusammenarbeit fördert.
Portalseiten sind auch im Kontext von Dokumentationsplattformen von Bedeutung. Eine Dokumentationsplattform bietet in der Regel eine umfassende Umgebung, die nicht nur den Zugriff auf Dokumente, sondern auch Werkzeuge für deren Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung umfasst. Plattformen bieten darüber hinaus häufig integrierte Analysetools, Feedback-Mechanismen und Möglichkeiten zur Benutzerinteraktion.
Ganzheitliche Leistungen für Ihr zentrales Dokumentationsportal
Eine gute Dokumentationsplattform ist mehr als eine Ablage – sie fördert die Zusammenarbeit. Wir gestalten Ihre Portal-Architektur so, dass sie als zentrale Drehscheibe den Informationsfluss zwischen den Teams sicherstellt. Damit schaffen wir die Struktur, die nötig ist, damit Wissen nicht isoliert bleibt, sondern der gesamten IT-Organisation zur Verfügung steht.
- Anforderungsanalyse an Lösungen zum Aufbau einer zentralen Plattform für die IT-Dokumentation
- Konzeption eines Portals oder einer Plattform und Planung der Migration bestehender Dokumentationen
- Überführung vorhandener Dokumente und Informationen einschließlich Pilotierung und Unterweisung der Anwender
In den vergangenen Jahren haben wir bei verschiedenen Kunden Dokumentationsplattformen in SharePoint, Confluence und anderen WIKI-Systemen konzipiert und eingerichtet.
Lassen Sie uns Ihre Plattform zum zentralen Ankerpunkt der IT machen.
Dokumentationsplattform für die IT-Dokumentation
Statt dezentral verwalteter Dokumente können die verschiedenen Bereiche der IT-Organisation ihre Informationen in einer gemeinsamen Plattform bereitstellen. Die Plattformlösung kann Funktionen für die Zusammenarbeit, Versionskontrolle und das Teilen von Dokumenten beinhalten, was besonders für Teams nützlich ist, die gemeinsam an den Dokumentationen arbeiten. Und für Informationen, die außerhalb der Plattform verwaltet werden, kann diese einen Einstieg bieten. Damit können von den verschiedenen Anwendern Informationen komfortabel gesucht und Inhalte bearbeitet werden.
Eine Vielzahl von Herstellern bieten entsprechende Produkte an, die die Erstellung, Organisation und den Austausch von Informationen und Dokumenten unterstützen. Hierzu zählen Microsoft SharePoint, Confluence von Atlassian, Slack von Slack Technologies, Google Workspace, Quip von Salesforce u.a.
FAQs zu SharePoint, Confluence & Wissensportalen
Wie strukturiere ich ein IT-Dokumentationsportal auf Basis von Microsoft SharePoint?
Wichtig ist, dass ein IT-Dokumentationsportal auf Basis von Microsoft SharePoint als datenbankgestützte Informationsarchitektur geplant wird – nicht als Dateisystem. Inhalte werden über Inhaltstypen, Metadaten und Sichten organisiert, damit sie auffindbar, filterbar und revisionssicher sind. Der Mehrwert entsteht durch klare Struktur, Pflicht-Metadaten, standardisierte Vorlagen und gelebte Pflegeprozesse.
Welches Tool empfehlen Sie als zentrales Portal?
Oft ist das beste Portal-Tool das bereits im Unternehmen etablierte (z. B. MS Teams SharePoint oder Confluence). Wichtig ist, dass es die eigenen Anforderungen erfüllt (Use Cases, Workflows u.a.). Ebenso wichtig: Zusammenarbeit und Schnittstellen in der Tool-Chain (z. B. Ticketing, CMDB, Monitoring, Wikis) via APIs/Connectoren, um Informationsinseln zu vermeiden. Der Erfolg hängt primär von Methodik und Prozessen ab – nicht vom Tool.
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