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IT-Systemdokumentation: Standards für Betriebshandbücher

Dokumente zur IT-Sicherheit

Der Betrieb von IT-Systemen ist kein Selbstzweck. Sie dienen letztlich immer dem Zweck, Anwendungen bereitzustellen, die ihrerseits für die Erbringung der technischen Services und der Business-Services benötigt werden. Daher stehen beim Systembetrieb Verlässlichkeit, Sicherheit und Fehlerfreiheit im Vordergrund. Fällt ein Server oder eine Netzwerkkomponente aus, ist es wichtig zu wissen, welche Anwendungen und ggf. welche IT-Services davon betroffen sind. 

Die gegenwärtigen Entwicklungen aber haben zur Konsequenz, dass die bestehenden IT-Systemlandschaften zunehmend komplexer und deren Administration immer anspruchsvoller werden. Die Herausforderung für die Systemdokumentation besteht darin, alle benötigten Informationen mit dem erforderlichen Detaillierungsgrad aktuell und transparent bereitzustellen. 

Grundsätzlich muss die IT-Systemdokumentation zwei Fragen beantworten:

  • Welche Systeme haben wir im Einsatz und wie sind diese konfiguriert?
  • Wie sind die Systeme zu administrieren?

Dokumentation der IT-Assets ist Voraussetzung

Um die vorhandenen IT-Systeme effizient steuern zu können, werden detaillierte Bestandsinformationen zu den Systemen und damit eine aktuelle Dokumentation der IT-Systemlandschaft benötigt. Nur so können die IT-Infrastrukturen stabil und wirtschaftlich betrieben werden. Neben den konventionellen Systemen wie Netzwerkkomponenten, Serversystemen und Anwendungen sind dies auch IT-Systeme für Technologien, die im Rahmen der digitalen Transformation zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Zunehmend wichtiger wird dabei die Dokumentation der Konfigurationen der Systeme. Aufgabe des IT-Konfigurationsmanagements ist es, detaillierte Informationen und Einstellungen zu den Konfigurationselementen zur Verfügung zu stellen und Informationen über deren Abhängigkeiten zueinander zu liefern. Nur wenn die Abhängigkeiten dokumentiert sind, lassen sich Fragen wie die folgenden beantworten:

  • Welche Arbeitsplatzrechner werden am Standort XY verwendet?
  • Wo und in welcher Sicherheitszone steht Rechner XY?
  • Welche SSL- und TLS-Versionen werden verwendet?
  • Auf welchen Systemen läuft die Anwendung XY?
  • Welche Rechner haben den Betriebssystem-Patch XY bisher nicht installiert?

Unsere gezielte Services für Ihre Systemdokumentation & Standards

In immer komplexeren IT-Landschaften ist aktuelle System- und Architekturdokumentation die entscheidende Basis für Betrieb, Support und Management. Wir entwerfen das Konzept zur Integration Ihrer Systemdaten in die übergeordnete Dokumentationslandschaft.

  • Analyse und Entwicklung einer Dokumentationsstrategie für den IT-System- und Infrastrukturbetrieb 
  • Unterstützung bei der Konzeption der Prozesse für das IT-Assetmanagement und das IT-Konfigurationsmanagement
  • Implementierung von Tailoringprozessen zum Aufbau einer bedarfsgerecht zugeschnittenen Dokumentation 
  • Bereitstellung angepasster Vorlagen für Betriebshandbücher, Arbeitsanleitungen u. Ä.

Lassen Sie uns Ihre Systemdaten logisch in Ihre Dokumentation integrieren.

Auch heute wichtig: Betriebshandbücher

Um einen sicheren IT-Systembetrieb zu gewährleisten, sind zusätzlich Dokumente erforderlich, die detailliert beschreiben, „wer, was, wann, wie und wie oft“ zu tun hat. Diese müssen präzise Informationen zu IT-Betriebsprozessen, Verantwortlichkeiten, regelmäßigen Aufgaben und internen Kontrollmechanismen beinhalten. In der Praxis haben sich für diese Art von Dokumenten die Begriffe „Betriebshandbücher“ oder „Betriebskonzepte“ etabliert.

Im Unterschied zum bisher üblichen Vorgehen, bei dem alle Vorgaben als „Muss-Dokumentation“ behandelt wurden, erfordert die heutige Vielfalt an IT-Systemen mit unterschiedlichen Eigenschaften eine maßgeschneiderte Dokumentation für jedes einzelne System. Als Kriterien für die Festlegung der Inhalte der Dokumentation der jeweiligen IT-Systeme können Kriterien wie Größe, Komplexität, Betriebsverantwortlichkeit (Eigenbetrieb, Shared Services u. a.) sowie der Schutzbedarf und die Kritikalität der Systeme herangezogen werden.

FAQs zu Dokumentations-Standards & Systemakten

Der Detaillierungsgrad sollte dem Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ folgen – ausgerichtet an Zweck, Kritikalität und Zielgruppe (Tailoring). Tailoring bedeutet: einen standardisierten Mindestumfang (Steckbrief, Architektur, Abhängigkeiten, Backup, Rollen/Rechte) vorgeben und je nach Risiko und Nutzung modular vertiefen (z. B. Security-/Hardening-Details, Wiederanlauf, Runbooks). So bleibt die IT-Systemdokumentation risikobasiert, adressatengerecht und pflegbar. 

Inventarisierung ist zentral für das Asset-Management: Entscheidend sind Übersicht über vorhandene Systeme, deren Zustand, Eigentümerschaft sowie Lifecycle (Beschaffung, Betrieb, Außerbetriebnahme), Lizenzen und Kosten. Für den Betrieb reicht das jedoch nicht. Betriebsteams benötigen zusätzlich: Was die Systeme tun und wie sie zu betreiben sind. Gemäß unserem Vorgehensmodell liefern Betriebshandbücher diese prozessnahen Anweisungen, Verantwortlichkeiten und Prüfnachweise. 

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