WISSEN KOMPAKT

Interview zum Praxisbuch IT-Dokumentation: 5 Fragen – 5 Antworten mit Manuela Reiss

Mikrofon

Anfang Januar 2019 ist die neue Auflage unseres Praxisbuchs IT-Dokumentation beim Hanser Verlag erschienen. Anlässlich der Veröffentlichung der vorhergehenden Auflage hatte der Hanser Verlag am 4. Februar 2016 ein Interview mit Manuela Reiss zum neuen Praxisbuch geführt. Wir haben festgestellt, viele der Antworten passen auch zur neuen Auflage. Leider hat Hanser den Blog Hanser Update Anfang 2019 eingestellt. Daher können Sie den Interview-Beitrag nun hier lesen.

In diesem Interview dreht sich alles um Manuela Reiss, unserer Spezialistin in Punkto IT- Dokumentation! Sie kennen sie bereits aus ihren Beiträgen so gelingt sie: eine jederzeit aktuelle IT-Dokumentation und IT-Dokumentation – Was ist das? hier auf Hanser Update. Gerade ist die neue Auflage ihres Buches IT-Dokumentation erschienen.

Sie haben gerade die neue Auflage Ihres Praxisbuchs IT-Dokumentation veröffentlicht. Wie fühlt sich das an?

Nach den vielen Monaten, die wir mit der Erstellung der neuen Auflage befasst waren, ist dies natürlich ein sehr schöner Moment. Für uns fast noch wichtiger aber ist jedes Mal der Tag der Manuskriptabgabe. Wir werden immer gefragt, wie lange es dauert, ein solches Buch zu verfassen. So einfach lässt sich das aber nicht beantworten. Wir beide sind aus verschiedenen Blickwinkeln heraus permanent in der Praxis mit den im Buch behandelten Themen befasst. Das Sammeln neuer Informationen und Anregungen und die Auseinandersetzung mit dem Thema IT-Dokumentation ist also eine Daueraufgabe. Mit der Erstellung der Texte für die neue Auflage waren wir dann ca. zwei Monate befasst. In dieser Zeit dreht sich erfahrungsgemäß fast alles um das Buch, einschließlich vieler interner Diskussionen. Erst wenn dann das Manuskript beim Verlag ist, kehrt wieder Alltag ein.

Was sollte der Leser über Ihr Buch wissen?

Unser Buch behandelt die IT-Dokumentation und damit ein Thema, das sich so einfach gar nicht greifen und umreißen lässt. Wie wir auch in unserem Beitrag Dokumentation – was ist das? ausführen, gibt es nicht nur eine Sicht auf das Thema. So benötigen Admins andere Informationen und Dokumente als beispielsweise die Supportmitarbeiter oder die IT- bzw. Unternehmensleitung. Und Abschlussprüfer und Auditoren haben wiederum eigene Dokumentationsanforderungen. Die Frage was im Rahmen der IT-Dokumentation zu dokumentieren ist und mit welchem Detaillierungsgrad lässt sich daher nicht einfach beantworten. Hinzu kommt, dass das Thema auch inhaltlich nicht einfach abzugrenzen ist. Gehört beispielsweise die Dokumentation der Anwendungen zur IT-Dokumentation und wenn ja welche Teile davon.

In unserem Buch aber müssen bzw. wollen wir natürlich alle Anforderungen und Sichten berücksichtigen. Dass damit nicht jedes Thema für jeden Leser gleichermaßen wichtig sein kann, ist uns bewusst. Unser Ziel ist es, den Lesern ein Framework mit Best-Practice-Ansätzen anzubieten, das sie für ihr Unternehmen adaptieren können.

Gibt es eine Stelle oder ein Kapitel, das Ihnen besonders am Herzen liegt?

In der Tat. Wir erleben es in den Unternehmen immer wieder, dass die mühselig erstellen Dokumente nicht nutzbar sind, weil sie veraltet und nicht wieder auffindbar auf irgendeinem Dateishare ihr Dasein fristen. Nach unserer Erfahrung ist das größte Hemmnis für eine aktuelle IT-Dokumentation das Fehlen geeigneter Dokumentationsprozesse. Aus diesem Grund beschäftigen wir uns in einem Kapitel mit dem Thema Dokumentationsmanagement. Ohne ein solches ist es kaum möglich, eine nachhaltige Dokumentation bzw. IT-Dokumentation aufzubauen. Denn ohne festgelegte Verantwortlichkeiten, Richtlinien und definierte Dokumentationsverfahren ist es sehr schwierig, aus einer unzusammenhängenden Sammlung von Dokumenten eine ganzheitliche Dokumentation aufzubauen. Nach unserer Überzeugung muss auch die Dokumentation in ein Managementsystem eingebunden sein und die Erstellung und Durchsetzung einer Dokumentationsrichtlinie und / oder eines Dokumentationskonzepts ist dabei der erste und wichtigste Schritt, wie wir auch im Beitrag Jeder braucht sie, kaum ein Unternehmen hat sie: Eine Dokumentationsrichtlinie ausführen. Darüber hinaus beschäftigen wir uns im Buch mit ganz praktischen Fragestellungen wie beispielsweise der Erstellung geeigneter Vorlagen und der Klassifizierung von Dokumenten.

Mit den Modifikationen in den Gesetzen hat sich in den vergangenen zwei Jahren doch recht viel geändert, oder? 5.Welche Auswirkungen hat das auf die IT-Dokumentation und im speziellen auf die neue Auflage Ihres Buches gehabt?

In den letzten Jahren sind die Anforderungen an die Unternehmen vor allem im Bereich der IT-Sicherheit bzw. der Informationssicherheit deutlich gestiegen. Hervorzuheben ist hier das in 2015 veröffentlichte IT-Sicherheitsgesetz in Kombination mit dem ebenfalls 2015 verabschiedeten IT-Sicherheitskatalog. Demzufolge müssen Unternehmen, die den kritischen Infrastrukturen angehören, also u. a. Energieversorgung, Verkehr, Finanzen, den Nachweis der Umsetzung von Informationssicherheitsstandards erbringen. Für eine compliance-gerechte Organisation reicht die Fokussierung auf IT-Sicherheit damit nicht mehr aus. Sie wird in die Informationssicherheitsprozesse eingebunden. Das hat Auswirkungen auf die Organisation der IT und damit auf deren Dokumentation, wie wir im Beitrag IT-Sicherheitsgesetz – Wen betrifft es? ausführen. Weiterhin sind die bereits ergrauten Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung (GoBS) nach nunmehr 20 Jahren überarbeitet und in 2015 in eine neue Verwaltungsvorschrift, die GoBD, überführt worden. Die bisher schon zentrale Forderung nach einer Verfahrensdokumentation wurde in Ihrer Bedeutung noch verstärkt. Einzuhalten sind die Anforderungen von allen buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland, und das sind die Allermeisten. Und diese Liste lässt sich noch fortsetzen. In der neuen Auflage unseres Buches berücksichtigen wir diese neuen Anforderungen natürlich. Dabei ist es uns wichtig, diese nicht nur aufzuzählen, sondern soweit möglich auch die sich daraus ableitenden konkreten Dokumentationsanforderungen zu beschreiben.

 

Anmerkungen zur aktuellen Auflage (erschienen Januar 2019)

Bei der Erstauflage des Buchs haben wir noch die rhetorische Frage gestellt, warum denn ein Betriebshandbuch noch notwendig sei, wenn doch schon eine Entwicklungsdokumentation aus dem Projekt vorliegt. Diese Frage stellt heute, zehn Jahre und viele Gesetze später, keine IT-Organisation mehr. Es geht also nicht mehr so sehr darum, dass dokumentiert werden muss, sondern eher darum, wie man die vorhandenen Dokumentationsteile miteinander verzahnt und zur Verfügung stellt, damit sie einen Nutzen für die unterschiedlichen Interessentengruppen bieten.

Seit dem Erscheinen der im Interview besprochenen Auflage sind eine Reihe von Regelwerken hinzugekommen oder aktualisiert worden. Die DSGVO und das neue Datenschutzgrundgesetz sind hierbei sicherlich führend zu nennen. Ein neues Schwerpunktthema sind daher die Bereiche Informationssicherheit und Datenschutz, die durch die DSGVO in Verbindung mit BDSG-neu nochmals an Bedeutung gewonnen haben. Diese Bereiche gehören zu den Querschnittsaufgaben, die vom IT-Management bis in den IT-Betrieb reichen. Zusammen mit der Notfalldokumentation, ebenfalls ein Querschnittsthema, werden die beiden Bereiche in der aktuellen Auflage in einem gesonderten Kapitel dargestellt.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die Organisation der Dokumentation von zentraler Bedeutung für die IT-Organisation ist. Es muss klar sein, für welche Teile der Dokumentation die IT verantwortlich ist und für welche Teile die operativen Fachbereiche; mithin also die Frage, was zur IT-Dokumentation gehört. Mit dazu gehören auch klare Zuständigkeiten innerhalb der IT. Nirgendwo wird das so deutlich wie bei der Anwendungsdokumentation. Bei einer Fachanwendung, z. B. ein Vertriebssystem, sind die Anforderungsbeschreibung und das Fachkonzept vom operativen Fachbereich zu erstellen, das entsprechende Betriebskonzept sowie das Betriebshandbuch von der IT-Seite. Eine klare Zuständigkeits- und Verantwortungsabgrenzung sind hier notwendig, um Redundanzen und ggf. Fehler zu vermeiden. Aufgrund dieser aus der Praxis abgeleiteten Erkenntnis haben wir der Anwendungsdokumentation, bestehend aus Entwicklung und Betrieb, erstmals ein eigenes Kapitel gewidmet.

Wie der Buchtitel »Praxisbuch IT-Dokumentation« schon andeutet, liegt die Ausrichtung des Buchs auf dem IT-Betrieb. Jedoch machen die beiden neuen Schwerpunktthemen auch deutlich, dass ebenso die Managementseite betrachtet werden muss. Das Management macht nicht nur steuernde Vorgaben für den Betrieb. Vielmehr ist eine Verzahnung von Management und Betrieb eine Voraussetzung für eine anforderungsgerechte IT-Dokumentation. Letztlich ist die IT-Dokumentation die Informationsbasis für alle Managemententscheidungen. Daher haben wir der IT-Managementdokumentation in dieser Auflage ein gesondertes Kapitel gewidmet.

Um bei aller Schwerpunktsetzung ein abgerundetes Fachbuch zur IT-Dokumentation zu präsentieren, haben wir an der bewährten Grundstruktur aus den letzten Auflagen festgehalten und die folgenden Kernthemen in ein oder mehreren Kapiteln beschrieben.

  1. Abgrenzung IT-Dokumentation
  2. Anforderungen an die IT-Dokumentation
  3. IT-Managementdokumentation
  4. Dokumentation des IT-Betriebs
    • System-/Infrastrukturbetrieb
    • Aufgaben der operativen Serviceerbringung
  1. Anwendungsbetrieb und Anwendungsentwicklung
  2. Informationssicherheit, Datenschutz, Notfall
  3. Umsetzung in der Praxis