Die „IT-Dokumentation im Griff“, so lautete der Titel eines meiner Seminare. Dahinter steckt die Erkenntnis, dass es in vielen IT-Organisationen nicht an Dokumenten mangelt, sondern an der erforderlichen Struktur. Eine Dokumentenmatrix ist ein gutes Werkzeug zur Lenkung von Dokumenten.
In vielen Unternehmen gibt es „bergeweise“ Excel-Listen, automatisch erzeugte Berichte und Auswertungen, mühsam erstellte Handbücher, von externen Beratern verfasste Dokumente und gesammelte Informationen in diversen Formaten. Es fehlen jedoch Strukturen und Vorgaben, wie mit der Flut der Dokumente umzugehen ist. Wie erste Schritte in Richtung einer strukturierten IT-Dokumentation aussehen können, erfahren Sie im Beitrag. Bei einer genaueren Betrachtung der IT-Dokumentation in den Unternehmen stellen wir meist fest, dass nicht nur eine Vielzahl an Dokumenten existiert, sondern auch, dass die Bezeichnungen der Dokumente wenig bis gar nichts über deren Inhalte aussagen. Da gibt es
- Richtlinien,
- Installationsanweisungen,
- Betriebshandbücher,
- Konzepte,
- DV-Konzepte,
- Fachkonzepte,
- Handbücher und
- Betriebshandbücher.
Und da diese meist nicht standardisiert sind und Vorgaben dafür fehlen, liegt es im Ermessen des jeweiligen Autors, ob er ein Dokument als Betriebshandbuch, Konzept oder Anleitung betitelt.
Erste Schritte in Richtung Strukturierung
Die Standardisierung von Dokumenten ist daher ein wichtiger Baustein. Die Basis hierfür bildet die Definition von Dokumentenklassen und Dokumententypen und die anschließende Klassifizierung der Dokumente. Als Werkzeug hierfür können grafische Tools (beispielsweise Tools zur Erstellung von Mindmaps), aber auch einfache Excel-Listen verwendet werden.
Im Ergebnis erhält man ein Übersichtsdokument, für das sich bei meinen Projekten der Begriff „Dokumentenmatrix“ oder auch „Dokumentenlandkarte“ herauskristallisiert hat. Geografische Landkarten stellen Gegenstände, Sachverhalte oder Prozesse grafisch in ihren Raumbeziehungen dar, mit dem Ziel, ansonsten nur schwer formulierbare Zusammenhänge für den Betrachter leicht verständlich zu machen. In Analogie dazu dient die Dokumentenlandkarte dazu, durch Zuordnung von Dokumentenklassen und Dokumententypen die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Dokumenten verständlich zu machen.
Schritte zur Erstellung einer Dokumentenmatrix
Grundsätzlich sind zur Erstellung einer solchen Dokumentenmatrix die folgenden Schritte sinnvoll:
- Identifizierung und Definition der benötigten Dokumentenklassen: Dokumentenklassen dienen der Unterscheidung von Dokumenten nach definierten Kriterien (Compliance-Anforderungen, organisatorische Zuordnung u. a.). IT-Systembetrieb, Systementwicklung und IT-Management beispielsweise sind typische Dokumentenklassen für die Strukturierung der IT-Dokumentation aus organisatorischer Sicht. Dokumentenklassen können in Unterklassen unterteilt werden. Einer Dokumentenklasse werden verschiedene Dokumententypen zugeordnet.
- Identifizierung und Definition der erforderlichen Dokumententypen: Die Zuordnung zu einem Dokumententyp definiert ein Dokument im Hinblick auf seinen Informationsinhalt, seine Anforderungen an die Dokumentenlenkung und die Darstellungsform. Typische allgemeingültige Dokumententypen sind u. a. Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Anleitungen, Konzepte und Verträge. Die Klassifizierung kann bis zu einem konkreten Dokumententyp, z. B. DV-Konzept verfeinert werden und ist dann durch einen gleichen inhaltlichen Aufbau gekennzeichnet. Dokumententypen können grundsätzlich in jeder Dokumentenklasse vorkommen. So kann es beispielsweise in jeder Dokumentenklasse Dokumente vom Typ Richtlinie geben.
Gut wissen: Ausführlich erläutere ich die Vorgehensweise zur Dokumentenklassifizierung und Dokumententypisierung im Fachbuch Dokumentationsmanagement – Basis für IT-Governance. Mehr erfahren …
- Identifizierung der erforderlichen Dokumente: Im dritten Schritt müssen zunächst alle vorhandenen Dokumente einer Klasse zugeordnet oder noch fehlende Dokumente pro Klasse identifiziert werden. Anschließend ist allen Dokumenten einer der identifizierten Dokumententypen zuzuordnen. Während der Zuordnung wird auch rasch deutlich, ob noch weitere Dokumententypen benötigt werden. Das Ergebnis ist eine Dokumentenmatrix, in der alle Dokumente einer Klasse und einem Dokumententyp zugeordnet sind.
Die Erarbeitung einer Matrix zur Dokumentenverwaltung ist ein zentraler Baustein für den Aufbau einer strukturierten IT-Dokumentation. Zusätzlich ist eine Ausweisung inhaltsspezifischer Dokumententypen möglich. Beispielsweise gelten für Richtliniendokumente ähnliche formale Anforderungen hinsichtlich Inhaltsverzeichnis, Dokumentenhistorie u. a. Sie werden gemäß Vorgehensmodell vom Management verantwortet und unterliegen einem Qualitätssicherungs- und Freigabeprozess. Inhaltlich aber können nur schwer Vorgaben gemacht werden, da der Inhalt jedes Richtliniendokuments kontextabhängig ist.
Betriebshandbücher oder Prozessbeschreibungen hingegen haben häufig zusätzlich die gleiche inhaltliche Struktur. Die zusätzliche Kennzeichnung als inhaltsspezifischer Dokumententyp weist aus, dass die zugeordneten Dokumente durch einen verbindlichen inhaltlichen Aufbau gekennzeichnet sind. Betriebshandbuch, Fachkonzept, Testfallbeschreibung, DV-Konzept sind Beispiele für inhaltsspezifische Dokumententypen, denen eine Dokumentenvorlage mit inhaltlichen Vorgaben zugeordnet werden kann.
Ihr Vorteil: Die Typisierung und Klassifizierung der IT-Dokumente sind ein wesentlicher Baustein unseres Vorgehensmodells zum Aufbau einer strukturierten IT-Dokumentation. Erfahren Sie mehr …
Vorteile der Methode
- Die Dokumentenklassen ermöglichen eine organisatorische Zuordnung. Damit können auch Verantwortlichkeiten für die einzelnen Dokumente festgelegt werden. Verwendet man die Klasse als Metadatum können in einem DMS unter anderem schnell alle Dokumente eines Bereichs schnell gefunden werden.
- Mit der Zuordnung zu einem Dokumententyp werden für ein Dokument automatisch definierte Eigenschaften festgelegt. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Richtliniendokumente immer einen Freigabeprozess durchlaufen müssen, ein entsprechendes Template erfordern und regelmäßig zu überprüfen sind. Für Anleitungen hingegen wird es beispielsweise mehr Freiheitsgrade geben.
- Die Festlegung von Klassen und Typen führt automatisch zu einer Standardisierung der IT-Dokumentation. Gibt es Leitlinien und Richtlinien? Wenn ja, was unterscheidet beide Typen voneinander? Gibt es den Dokumententyp Betriebshandbücher und wenn ja, wie ist dieser definiert? Das Glossar entsteht bei dieser Vorgehensweise notwendigerweise fast automatisch.
- Die Festlegung von Attributen für die verschiedenen Dokumententypen bildet eine gute Basis für die Festlegung von Dokumentationsverfahren. Was hierbei zu beachten ist, wird in einem gesonderten Beitrag betrachtet.
Festlegungen für die Dokumentenablage in der Dokumentenmatrix
Die beschriebene Klassifizierung ist zunächst einmal eine logische Strukturierung. Wo und in welcher Form die Dokumente physisch verwaltet werden, ist aber natürlich ebenfalls festzulegen. Ohne eine zentral verwaltete Dokumentenablage ist es kaum möglich, eine ganzheitliche IT-Dokumentation zu pflegen. Dabei können die einzelnen Dokumente dezentral gespeichert werden. Wichtig ist aber eine übergeordnete Verwaltung für alle Dokumentationsbereiche.
Manuela Reiss dokuit®