WISSEN KOMPAKT

Was ist ein Dokument?

Antiker Stempel

„Ich dokumentiere nicht gerne“ ist ein Satz, den ich häufig höre. Dahinter versteckt sich meist die Aussage „Ich schreibe nicht gerne“. Doch müssen  Dokumente immer „geschrieben“ werden oder was ist eigentlich ein Dokument?

Gibt man den Begriff „Dokument“ in Wikipedia ein, findet sich hier eine ganze Liste verschiedener Definitionen. So steht er u.a. für ein Schriftstück im Allgemeinen, aber auch für Urkunde bzw. amtliches Dokument, als Beleg zu einer öffentlichen oder behördlichen Angelegenheit. Und als elektronisches Dokument bezeichnet Wikipedia Text-, Bild- und/oder Audioinformationen, die durch Digitalisieren in Dateiform angelegt oder überführt wurden.

Wichtige Begriffe im Dokumentationsumfeld

Eine andere Quelle für Dokumentationsbegriffe stellen die ISO Normen 9000 bzw. die ISO 9001 dar. Diese definieren für den Bereich Qualitätsmanagement alle relevanten Begriffe, was auch den Bereich der Dokumentation einschließt. Und hier heißt es: Dokumente sind Informationen und ihr Trägermedium, wobei gemäß Anmerkung 1 das Trägermedium Papier, ein magnetisches, elektronisches oder optisches Speichermedium, eine Fotografie, ein Bezugsmuster oder eine Kombination daraus sein kann. Als Informationen wiederum bezeichnet die ISO 9000:2005 „Daten mit Bedeutung„.

Das klingt zwar alles sehr abstrakt, bietet aber trotzdem einen hilfreichen Ansatz. Ein Dokument besteht demzufolge aus relevanten Daten, d.h. Informationen auf einem beliebigen Trägermedium.  Ein wichtiger Aspekt wird bei dieser Definition aber nicht ausreichend deutlich: Die zu einem Dokument zusammengefassten Informationen müssen als Gesamtheit erkennbar, zugreifbar und verwendbar sein.  Die in einer Configuration Management Database (kurz CMDB) gesammelten Daten sind also erst einmal kein Dokument. Die in einer weiterverwendbaren Sicht aggregierten Daten sind aber durchaus als Dokument zu begreifen. In unserem Glossar definieren wir daher ein Dokument als eine

Zusammenfassung von Informationen auf einem Trägermedium (Papier, sonstige Speicherung), das als Gesamtheit identifizierbar und zugänglich ist. Mit Ausnahme des speziellen Dokumententyps „Aufzeichnungen“ sind Dokumente veränderbar und können in verschiedenen Revisionsständen existieren.

Nutzen für die Praxis

Aber inwieweit hilft diese Definition in der Praxis weiter? Ist man in der IT tätig, wird man sicherlich nicht immer um das Schreiben von Textdokumenten herumkommen. Und bei Dokumenten, die beispielsweise Compliance-Anforderungen erfüllen müssen, muss man sich auch an die definierten formalen Vorgaben halten.

Bei einer Installationsanleitung aber besteht nur selten die Notwendigkeit, dass diese zwingend als Textdokument vorliegt. Also warum nicht einfach die Installation per Video aufzeichnen? Denn auch eine Videodatei ist ein Dokument. Und die Annahme, dass für ein System alle relevanten Informationen aus dem Inventarisierungstool zwingend in ein Worddokument exportiert werden müssen, ist ebenfalls nicht zutreffend. Die Informationen müssen als Einheit gefunden und verwendet werden können, egal auf welchem Medium. Die im Inventarisierungstool gespeicherten Berichte oder Datenblätter erfüllen diese Anforderung durchaus.

Veröffentlicht 01/2016