Glossar
Dokumententyp
Ein Dokumententyp ist eine fachlich-inhaltliche Klassifizierung von Dokumenten im Dokumentationsmanagement. Die Zuordnung zu einem Dokumententyp definiert ein Dokument im Hinblick auf formale Anforderungen, Detaillierungsgrad, Anforderungen an die Dokumentenlenkung und Verantwortlichkeiten. Typische Dokumententypen sind u. a. Richtlinie, Prozessbeschreibung, Konzept und Aufzeichnung.
Der Dokumententyp in der Dokumentationsarchitektur
Der Begriff Dokumententyp beschreibt im professionellen Dokumentationsmanagement die Rolle und Funktion eines Dokuments innerhalb der Dokumentationsarchitektur. Ein Dokumententyp definiert typischerweise:
Zweck des Dokuments
- z. B. Grundsätze festlegen (Richtlinie), Vorgehensweisen konzipieren (Konzept), Abläufe beschreiben (Prozessdokument), Betrieb steuern (Handbuch), Tätigkeiten regeln (Arbeitsanweisung), Nachweise liefern (Aufzeichnung).
Typische Struktur und Inhalte
- z. B. Standardkapitel, Pflichtinhalte, empfohlene Gliederungen.
Lebenszyklusregeln
- wie ein Dokument erstellt, geprüft, freigegeben, verteilt, geändert, archiviert und gelöscht wird,
- wie oft es zu überprüfen ist (Reviewzyklen).
Verantwortlichkeiten
- wer fachlich verantwortlich ist (Owner),
- wer freigeben muss (z. B. IT-Leitung, ISB, Management).
Dokumententypen bilden das Rückgrat der Dokumentationsarchitektur und sind Grundlage für Vorlagen (Templates) je Typ, Freigabe- und Review-Workflows, Strukturierung und Suche (z. B. Filter „Zeige alle Konzepte“) sowie Zuordnung zu regulatorischen Anforderungen. Sinnvoll ist eine Unterscheidung zwischen allgemeingültigen und inhaltsspezifischen Dokumententypen – Letztere sind zusätzlich durch einen gleichen inhaltlichen Aufbau gekennzeichnet.
Typische Dokumententypen in der IT-Dokumentation
- Richtlinie/Policy: z. B. IT-Richtlinie, Informationssicherheitsrichtlinie, Dokumentationsrichtlinie.
- Konzept: z. B. Sicherheitskonzept, Notfallkonzept, Berechtigungskonzept.
- Prozess-/Verfahrensbeschreibung: z. B. Prozessbeschreibung Incident-Management, Change-Management, Problem-Management.
- Arbeitsanweisung: z. B. Arbeitsanweisung „Vergabe von Adminrechten“.
- Arbeitsanleitung: z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitung „Wiederherstellung aus Backup“.
- Checkliste/Formular/Vorlage
- Bericht/Protokoll: z. B. Auditbericht, Übungsprotokoll, CAB-Protokoll.
- Aufzeichnung/Record: z. B. ausgefülltes Prüfprotokoll, genehmigte Änderungsanforderung, Notfallübungsnachweis.
Abgrenzung zur Dokumentenart
Dokumententyp
- beschreibt die fachliche Rolle und Kategorie des Dokuments im Dokumentationssystem (z. B. „Dies ist ein Betriebskonzept“, „Dies ist ein Notfallhandbuch“).
- wird im Dokumentationsmanagement für Vorlagen, Workflows und Verantwortlichkeiten genutzt.
Dokumentenart
- beschreibt die Ausprägung der Information, also die Darstellungsform (z. B. Text, Bild, Ton, Zeichnung oder Kombination).
- ist medienbezogen, nicht rollenbezogen.
Ein und dasselbe Dokument kann also z. B. sein: Dokumententyp „Betriebshandbuch“ mit Dokumentenart Textdokument + Grafiken + Tabellen – oder Dokumententyp „Arbeitsanleitung“ mit Dokumentenart Video-/Screencast-Anleitung.
Verwandte Begriffe
- Dokumentenart
- Dokumentationsarchitektur
- Dokumentationsrichtlinie
- Dokumentationsmanagement
- Dokument, Aufzeichnungen, dokumentierte Informationen
FAQ Dokumententyp
Wo definiere ich die zulässigen Dokumententypen?
In der Regel im Konzept Dokumentationsmanagement oder in der Dokumentationsrichtlinie. Hier sollten die Dokumententypen mindestens beschrieben sein durch eine kurze Definition je Typ, Verweise auf passende Vorlagen und Angaben zu Verantwortlichkeit und Reviewzyklus.