Der Begriff Daten wird in den verschiedenen Fachsprachen unterschiedlich verwendet. Die hier dargestellte Definition betrachtet Daten aus Sicht des Dokumentationsmanagements. Gemäß ISO 9000 (2015) sind Daten ein Objekt betreffende Fakten. Ein Objekt steht hierbei für etwas Materielles, Immaterielles (z. B. Gesetze, Software) oder etwas Imaginäres (z. B. ein zukünftiger Zustand).
Ebenfalls in Anlehnung an die Definition der DIN EN ISO 9000:2015 werden Informationen definiert als Daten mit Bedeutung. Informationen entstehen, wenn Daten analysiert bzw. kombiniert und so in einen konkreten Kontext gesetzt werden. Die zu einem Dokument zusammengefassten Informationen müssen als Gesamtheit erkennbar, zugreifbar und verwendbar sein. Die in einer CMDB gesammelten Daten sind also erst einmal kein Dokument. Die in einer weiterverwendbaren Sicht aggregierten Daten sind aber durchaus als Dokument zu begreifen.