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Vorlagen richtig einsetzen

Medizinflasche tropft auf Teelöffel

Haben Sie dafür eine Vorlage? Diese Frage hören wir immer wieder. Dann versuche ich erst einmal herauszufinden, was der Kunde wirklich möchte und benötigt. Denn Vorlage ist nicht gleich Vorlage und genau zu analysieren, was eigentlich benötigt wird, ist ein wichtiger Schritt. Im Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Suche nach Beispieldokumenten achten sollten und wie Sie Vorlagen am besten für Ihre Zwecke nutzen.

Viele Kunden, die nach Vorlagen suchen oder fragen, meinen eigentlich Beispieldokumente oder Musterdokumente. Dies mag nach Haarspalterei klingen, ist aber für das Verständnis und den Einsatzzweck wichtig. Um dies zu verdeutlichen, ist es zunächst hilfreich, sich die von uns verwendete Klassifizierung von Dokumenten anzusehen.

Klassifizierung mithilfe von Dokumentenklassen und -typen

Eine wichtige Rolle in unserem Vorgehensmodell spielen Dokumentenklassen und Dokumententypen.

Hierbei dienen Dokumentenklassen der Unterscheidung von Dokumenten beispielsweise nach organisatorischen Kriterien. So können etwa IT-Management, IT-Servicemanagement, IT-Systembetrieb, Systementwicklung u. a. sinnvolle Klassen sein. Dokumentenklassen können in Unterklassen unterteilt werden.

Bei der Nutzung von Vorlagen spielen aber die Dokumententypen eine größere Rolle. Einer Dokumentenklasse können Dokumente unterschiedlicher Dokumententypen zugeordnet werden. Ein Dokumententyp beschreibt eine Gruppe von Dokumenten mit gleichartigen Eigenschaften. Die Zuordnung zu einem Dokumententyp definiert ein Dokument im Hinblick auf seinen Informationsinhalt, seine Anforderungen an die Dokumentenlenkung und die Darstellungsform. Typische Dokumententypen sind Leitlinien, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Installationshandbücher, Konzepte, Arbeitsanweisungen, Anleitungen, Handbücher, Checklisten und Verträge.

Nähere Informationen zum Zusammenspiel zwischen Dokumentenklassen und Dokumententypen finden Sie auch im Beitrag IT-Dokumentation im Griff – eine Dokumentenmatrix hilft dabei.

Zuordnung von Vorlagen zu Dokumententypen

Allein die Aufzählung der wenigen Dokumententypen macht deutlich, dass die Zuordnung von Dokumenten zu einem Dokumententyp, auch die Zuordnung zu Vorlagen unterstützt. Beispielsweise gelten für Richtliniendokumente ähnliche formale Anforderungen hinsichtlich Inhaltsverzeichnis, Dokumentenhistorie u. a. Sie werden in der Regel vom Management verantwortet und unterliegen einem Qualitätssicherungs- und Freigabeprozess. Es ist daher sinnvoll für Richtlinien eine Dokumentenvorlage mit allen formalen Vorgaben zu erstellen. Gleiches gilt für Arbeitsanweisungen und für Konzepte.

Wichtig ist aber: Inhaltlich können für die genannten Dokumententypen kaum Vorgaben gemacht werden, da die Inhalte kontextabhängig ist. So enthält die Richtlinie für die Informationssicherheit zwingend andere Inhalte als etwa eine Richtlinie für die Softwareentwicklung.

Auf der anderen Seite aber gibt es Dokumententypen, die wünschenswerter Weise die gleiche inhaltliche Struktur aufweisen. Hierzu zählen unter anderem Betriebshandbücher, Fachkonzepte, Testprotokolle oder Prozessbeschreibungen. In unserem Vorgehensmodell bezeichnen wir diese als inhaltsspezifische Dokumententypen. Die zusätzliche Kennzeichnung als inhaltsspezifischer Dokumententyp weist aus, dass die zugeordneten Dokumente durch einen verbindlichen inhaltlichen Aufbau gekennzeichnet sind. Diesen kann dann eine Dokumentenvorlage mit inhaltlichen Vorgaben zugeordnet werden.

Beispiele:

  • In einer IT-Organisation werden häufig Prozesse oder Arbeitsabläufe dokumentiert. Es fehlen aber einheitliche formale Vorgaben. In diesem Fall sollte eine Vorlage für den Dokumententyp Prozessbeschreibungen zur Verfügung gestellt werden. Im Internet gibt es eine Reihe von Beispielen für die Erstellung einer solchen Vorlage, die dann entsprechend angepasst werden können. Ob die Vorlage lediglich formale Vorgaben enthält oder im Sinne eines inhaltsspezifischen Dokumententyps auch der inhaltliche Aufbau mit der Vorlage vorgegeben wird, muss individuell festgelegt werden.
  • Im Unternehmen werden zwar Betriebshandbücher für die Systeme und Anwendungen gemäß formaler Vorgaben erstellt, es fehlt aber ein einheitlicher inhaltlicher Aufbau. Um zukünftig sicherzustellen, dass alle Betriebshandbücher die inhaltlichen Vorgaben einhalten, sollte eine Vorlage mit inhaltlichen Vorgaben und Ausfüllhilfen bereitgestellt werden. Die jeweiligen Inhalte müssen unternehmensspezifisch festgelegt werden. Sind Teile des IT-Betriebs etwa outgesourct, muss dies bei den Betriebshandbüchern berücksichtigt werden, da in diesem Fall auch der Dienstleister Dokumentationspflichten hat.

Die Vorlage dient hier also als Schablone für die Erstellung von Dokumenten des Dokumententyps Betriebshandbuch und damit auch als Handlungsanweisung. Herunterladbare Beispiele für die Vorlage für Betriebshandbücher und Systemakten finden Sie im Bereich Wissenswertes.

Ihr Vorteil: Wir unterstützen Sie bei der Bereitstellung von inhaltsspezifischen angepassten Vorlagen für Betriebshandbücher, Anwendungshandbücher u. a. Mehr erfahren 

Beispiele für Dokumente und Vorlagen

Wie in der Einleitung bereits ausgeführt, wird der Begriff Vorlage häufig auch verwendet, um nach Beispielen oder Musterdokumenten zu suchen (im Sinne einer Blaupause für die Erfassung eigener Inhalte). Ein Unternehmen möchte etwa eine Richtlinie für den Einsatz mobiler Geräte erstellen, ist aber unsicher, welche Inhalte in einer solchen Richtlinie dokumentiert werden müssen. Typischerweise wird in einem solchen Fall nach einer Vorlage für eine Mobile Device Richtlinie gesucht.

Gerade zu diesem Thema finden sich im Internet zahlreiche Beispiele, die Anhaltspunkte für die Erstellung einer solchen Richtlinie liefern können. Für uns sind in der Regel die Seiten des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine erste Anlaufquelle. U. a. im Rahmen des IT-Grundschutzes stellt das BSI zahlreiche Informationen, Dokumentenvorlagen mit Beispieltexten und andere Hilfsmittel kostenlos und uneingeschränkt nutzbar zur Verfügung. So finden Sie hier beispielsweise für das Notfallmanagement zahlreiche Beispiele und anpassbare Vorlagen. Im Beitrag BSI Standard 200-4 – Neuer BCM-Standard für das Notfallmanagement stellen wir Ihnen diese näher vor.

Aber auch auf den Seiten der Datenschutzbeauftragten und von Verbänden werden wir häufig fündig. Der Vorteil dieser Seiten ist, dass die Informationen in der Regel überprüft und zuverlässig sind. Bei einem Beispiel, dass Sie von einer Firmenseite ober aus einem Blogbeitrag herunterladen, können Sie hingegen nicht sicher sein, dass darin alle wesentlichen Inhalte erfasst sind.

Gut zu wissen: Alle Beispiele müssen geprüft, bewertet und angepasst werden. Der zeitliche Aufwand hierfür wird häufig unterschätzt. Wir verfügen über jahrelange Erfahrungen und branchenspezifische Kenntnisse und stellen Ihnen angepasste Entwürfe für alle gängigen Vorgabedokumente (ISMS und Notfalldokumente u. a.) zeit- und damit kostensparend für Ihr Unternehmen zur Verfügung. Mehr erfahren 


Manuela Reiss dokuit®

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