WISSEN KOMPAKT

Vorlagen sind kein Allheilmittel

Medizinflasche tropft auf Teelöffel

Haben Sie dafür eine Vorlage oder ein Beispiel? Diese Frage hören wir immer wieder. Doch Vorlagen allein reichen nicht. Wichtiger sind ein Verständnis für die Anforderungen an die Dokumentation und die Dokumentationsprozesse.

In den ersten beiden Auflagen unseres Praxishandbuchs IT-Dokumentation hatten wir eine Reihe von Vorlagen auf CD mitgeliefert und dafür viel Zuspruch erhalten. Doch bereits zu diesem Zeitpunkt war uns klar, dass das starre Ausfüllen von Mustervorlagen keinen wirklichen Mehrwert bringt. Denn unsere Erfahrungen zeigen, dass diese nur eines erzeugen: Dokumente, die nach der Fertigstellung (und der Prüfung durch den Auditor) irgendwo in den Weiten des Dateisystems verschwinden. In der dritten Auflage haben wir uns daher ganz bewusst entschieden, auf die Bereitstellung von Dokumentvorlagen zu verzichten.

Entscheidend ist nämlich, dass die bereits vorhandenen Informationen richtig genutzt werden sowie individuelle und auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens ausgerichtete Dokumente erstellt, aktuell gehalten und weiterentwickelt werden. Hierzu bedarf es der Einrichtung von Dokumentationsprozessen. Ohne diese ist es kaum möglich, eine nachhaltige Dokumentation bzw. IT-Dokumentation aufzubauen. Ohne festgelegte Verantwortlichkeiten, Richtlinien und definierte Abläufe wird es nicht gelingen, aus einer unzusammenhängenden Sammlung von Dokumenten eine ganzheitliche Dokumentation aufzubauen.

Nun ist es allerdings nicht so, dass Beispiele und Vorlagen nicht auch eine wichtige Hilfe bieten können. Wenn ich mit den Anforderungen an eine im Rahmen der ISO 27001 geforderten Risikoanalyse vertraut bin, kann mir eine gute Excel-Vorlage viel Arbeit ersparen. Ebenso kann ein Beispiel für ein Berechtigungskonzept wichtige Anhaltspunkte für die Erstellung eines solchen Dokuments liefern. Das Verständnis für die Bewertung und die Behandlung von Risiken werde ich allein mit Hilfe einer Vorlage jedoch nicht erlangen. Sowohl in unserem Buch, als auf der Seite Vorlagen verweisen wir daher auf Hilfsmittel, die mehr bieten, als eine  pure Gliederung.

Veröffentlicht 07/2015