Glossar

In der Betriebswirtschaftslehre beschreibt das Veränderungsmanagement eine eigenständige Disziplin zur Umsetzung umfassender, bereichsübergreifender und inhaltlich weitreichender (geplanter) Veränderungen in Organisationen. Es dient der Umsetzung neuer Strategien, Prozesse oder Verhaltensweisen. Veränderungsmanagement grenzt sich vom Änderungsmanagement ab, das Vorgehen bei konkreten Änderungen beschreibt. Zu beachten ist, dass der englische Begriff Change-Management sehr häufig für beides verwendet wird, was zu Missverständnissen führen kann.

Verfahren beschreiben wie Abläufe bzw. Aktivitäten technisch durchgeführt werden.

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert verbindlich für alle Unternehmen, die der gesetzlichen Meldepflicht unterliegen, klare Anforderungen an die Dokumentation bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit eines Verfahrens in denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden. Datenschutzrechtliche Verfahren werden im unternehmensweiten Verfahrensverzeichnis verwaltet. Das Verfahrensverzeichnis muss alle Verfahren  einer Organisation dokumentieren, mit denen im Rahmen eines automatisierten Verfahrens ermittelte personenbezogene Daten gespeichert werden.

Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet nach Art. 30 EU-DSGVO dazu eine schriftliche Dokumentation und Übersicht über Verfahren zu führen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Das Verzeichnis muss sämtliche ganz, teilweise automatisierte sowie nicht-automatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten beinhalten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Für jede Verarbeitungstätigkeit müssen wesentlichen Angaben zur Datenverarbeitung aufgeführt werden, wie u.a. die Datenkategorien, der Kreis der betroffenen Personen, der Zweck der Verarbeitung und die Datenempfänger. Auf Anfrage ist das Verzeichnis der Aufsichtsbehörde vollständig zur Verfügung zu stellen.

Die DIN 9001 unterscheidet Dokumente und Aufzeichnungen. Während Aufzeichnungen als Nachweis dienen (Nachweisdokumente), enthalten  Dokumente Forderungen oder Anweisungen nach denen vorzugehen ist. Sie sind veränderbar und können in verschiedenen Revisionsständen existieren und unterliegen definierten Dokumentationsprozessen. Um Verwirrungen zu vermeiden (schließlich handelt es sich auch bei Aufzeichnungen um Dokumente), kann eine begriffliche Unterscheidung in Vorgabedokumente und Nachweisdokumente sinnvoll sein. Zu den Vorgabedokumenten  zählen Richtlinien, Betriebshandbücher, Prozessbeschreibungen einschließlich Arbeitsanweisungen und Arbeitsanleitungen,  Service Kataloge, Verträge u.a..