Glossar
Prozessbeschreibung
Eine Prozessbeschreibung dokumentiert einen definierten Ablauf von Tätigkeiten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Sie ist der operative Baustein der Prozessdokumentation und definiert die Ablauforganisation für einen abgegrenzten Aufgabenbereich (z. B. „Störungsbehebung“ oder „Mitarbeiter-Eintritt“). Sie legt fest, wie Inputs in Outputs verwandelt werden und wer daran beteiligt ist.
Die Prozessbeschreibung in der Ablauforganisation
Während die Prozessdokumentation der übergeordnete Sammelbegriff ist, ist die Prozessbeschreibung das eigentliche Arbeitsmittel. Sie bringt die statische Struktur des Unternehmens (Aufbauorganisation) in Bewegung (Ablauforganisation):
Die Zutaten – Aufbauorganisation
Die Prozessbeschreibung greift auf die definierten Rollen und Stellen (z. B. „Service Desk“, „IT-Leiter“) zurück, die im Organigramm festgelegt sind.
Die Zubereitung – Ablauforganisation
Sie ordnet diesen Rollen Tätigkeiten in einer zeitlichen und logischen Reihenfolge zu. Ohne Prozessbeschreibung wüsste die Rolle „Administrator“ (Aufbau) zwar, welche Rechte sie hat, aber nicht, wann sie diese im Zusammenspiel mit dem „Service Desk“ (Ablauf) einsetzen muss.
Inhaltliche Struktur – die W-Fragen
Eine gute Prozessbeschreibung beantwortet immer die W-Fragen der Ablauforganisation:
- Was wird getan? (Tätigkeit)
- Wer tut es? (Rolle/Verantwortlichkeit aus der Aufbauorganisation)
- Wann wird es getan? (Auslöser/Trigger/Reihenfolge)
- Womit wird es getan? (Systeme/Hilfsmittel)
- Wie ist das Ergebnis? (Output/Qualitätskriterien)
Prozessbeschreibungen können rein textuell (Tabelle/Liste) oder grafisch (Visio, BPMN) erfolgen. In der Praxis bewährt sich eine Kombination: Eine Grafik für den Überblick und Text für die Details.
Beispiele
Prozess „Onboarding neuer Mitarbeiter“
- Aufbau-Aspekt: Nutzt die Rollen „HR-Manager“, „IT-Support“ und „Teamleiter“.
- Ablauf-Aspekt: Regelt, dass HR zuerst die Stammdaten anlegt (Schritt 1), bevor die IT den Laptop bestellt (Schritt 2). Die Prozessbeschreibung synchronisiert hier drei Abteilungen.
Prozess „Notfall-Eskalation“
- Aufbau-Aspekt: Definiert im Organigramm den „Notfallstab“.
- Ablauf-Aspekt: Die Prozessbeschreibung regelt, wann dieser Stab alarmiert wird (z. B. „bei Serverausfall > 2 Stunden“) und wie er zusammentritt.
Abgrenzung und Synonyme
Abgrenzung zur Prozessdokumentation
- Prozessdokumentation: Die Gesamtheit aller beschriebenen Abläufe (die Landkarte).
- Prozessbeschreibung: Das Einzelstück (die Route für einen Weg).
Abgrenzung zur Arbeitsanweisung
- Prozessbeschreibung: Fokus auf den Fluss und die Schnittstellen zwischen Rollen (Ablauforganisation).
- Arbeitsanweisung: Fokus auf die technische Durchführung eines Einzelschritts („Klicke hier, tippe dort“).
Synonyme
- Verfahrensanweisung (VA)
- Ablaufbeschreibung
- SOP (Standard Operating Procedure)
Verwandte Begriffe
- Prozessdokumentation (der Oberbegriff)
- Arbeitsanweisung (die Detaillierung)
- Rollenbeschreibung (die Aufbauorganisation)
FAQ Prozessbeschreibung
Muss ich BPMN (Business Process Model and Notation) nutzen?
Nicht zwingend. BPMN ist ein mächtiger Standard, aber für interne IT-Dokus oft zu komplex. Einfache Flussdiagramme (Flowcharts) oder „Swimlane“-Diagramme sind meist verständlicher für die Mitarbeiter. Wichtig ist, dass jeder den Ablauf versteht.
Ersetzt die Prozessbeschreibung die Stellenbeschreibung?
Nein. Die Stellenbeschreibung (Aufbau) sagt: „Du bist verantwortlich für den Serverbetrieb.“ Die Prozessbeschreibung (Ablauf) sagt: „Jeden Montag um 08:00 Uhr prüfst Du die Backups.“ Beide werden benötigt.
Wie detailliert muss die Ablaufbeschreibung sein?
Sie muss so detailliert sein, dass die Schnittstellen (Übergaben) klar sind. Zu viele technische Details („Klicke Button X“) gehören in die Arbeitsanweisung, nicht in die Prozessbeschreibung.