Glossar
Verfahrensdokumentation (GoBD)
Die Verfahrensdokumentation ist ein Nachweisdokument, das im deutschen Steuer- und Handelsrecht (GoBD) gefordert wird. Sie beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess, wie steuerlich relevante Daten (z. B. Rechnungen) im Unternehmen entstehen, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Ziel ist die Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten (Betriebsprüfer).
Die Verfahrensdokumentation im IT-Betrieb
Viele IT-Verantwortliche verwechseln die Verfahrensdokumentation mit einer reinen IT-Dokumentation. Sie ist jedoch weit mehr: Sie verbindet die IT-Sicht (Software, Archivsystem) mit der Fachbereichs-Sicht (Wie arbeiten wir damit?). Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation besteht aus vier Bestandteilen:
Allgemeine Beschreibung
Überblick über das Verfahren (z. B. „Eingangsrechnungsverarbeitung“).
Anwenderdokumentation
Bedienungsanleitungen: Wie wird gebucht? Wie wird gescannt?
Technische Systemdokumentation
Beschreibung der Hard- und Software, Schnittstellen, Datenbanken, Customizing. Die technische Dokumentation der Anwendung ist damit ein Teilkapitel der Verfahrensdokumentation.
Betriebsdokumentation
Nachweis der Ordnungsmäßigkeit (Protokolle, IKS, Zugriffsschutz, Datensicherung).
Beispiele
Ersetzendes Scannen (Papierloses Büro)
Dokumentiert den Prozess vom Posteingang über das Scannen, die Verschlagwortung bis zur Vernichtung des Papieroriginals und der digitalen Archivierung.
E-Mail-Archivierung
Beschreibt, wie steuerrelevante E-Mails (Handelsbriefe) automatisch archiviert und gegen Löschung geschützt werden.
Abgrenzung und Synonyme
Abgrenzung zur Prozessbeschreibung
- Prozessbeschreibung: Dient oft der internen Optimierung oder ISO-Zertifizierung (Qualität).
- Verfahrensdokumentation: Dient dem Finanzamt (Ordnungsmäßigkeit, Unveränderbarkeit).
Abgrenzung zur Anwendungsdokumentation
Die Anwendungsdokumentation beschreibt die Software. Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Nutzung der Software im steuerlichen Kontext.
Synonyme
- GoBD-Dokumentation
- Verfahrensbeschreibung
Verwandte Begriffe
- Anwendungsdokumentation
- Betriebskonzept (systembezogen)
FAQ Verfahrensdokumentation
Betrifft die Verfahrensdokumentation nur die Buchhaltungssoftware?
Nein. Es betrifft jedes „Vor- und Nebensystem“, das steuerrelevante Daten verarbeitet. Dazu gehören auch Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, DMS, Zeiterfassung und E-Mail-Server.
Wer ist verantwortlich für die Erstellung der Verfahrensdokumentation?
Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung. In der Praxis ist es eine Gemeinschaftsaufgabe von Fachabteilung (Prozess) und IT (Technik).