Wissenswertes

Glossar

Von einer babylonischen Sprachverwirrung zu sprechen, wäre vielleicht übertrieben, aber von einer eindeutigen Verwendung der Begriffe sind wir im Bereich der IT-Dokumentation weit entfernt. So sprechen die einen von Konzepten, andere von Betriebshandbüchern und meinen eigentlich das gleiche. Umgekehrt gibt es sehr unterschiedliche Auffassungen, welche Inhalte ein IT-Konzept haben sollte. Ziel unseres Glossars ist es, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung von Begriffsinhalten im IT-Dokumentations-Umfeld zu machen und einen Wegweiser durch den – Begriffsdschungel zur Verfügung zu stellen.

IT-Systembetriebsdokumentation

Die Dokumentation umfasst alle für den operativen IT-Betrieb erforderlichen Dokumente. Es handelt sich hierbei um eine modular aufgebaute Dokumentation, die u. a. alle Dokumente zu dessen Durchführung sowie zu Wartung und Fehlerbehebung umfasst. Neben den aufgabenorientierten Betriebshandbüchern ist hier auch die Dokumentation der Systeme (Systemakten) einzuordnen., die neben der Dokumentation der eingesetzten Hardware- und Softwaresystem sowie der IT-Infrastruktur auch eine Dokumentation der Durchführung des IT-Betriebes inkl. Wartung und Fehlerbehebung umfasst.

Konzept

Die Verwendung des Begriffs Konzept ist in der Fachsprache nicht eindeutig geregelt. Gemäß Duden ist ein Konzept ein erster Entwurf bzw. die erste Fassung einer Rede oder eines Schriftstücks. Wikipedia erweitert diese Definition um den Begriff Plan und Programm für ein Vorhaben. Konzepte haben also grundsätzlich planerischen und strategischen Charakter. Im Rahmen der hier verwendeten Systematik definiert der Dokumententyp Konzept zum einen ein Dokument, das auf der Grundlage der Ausgangssituation und einer Anforderungsanalyse eine technisch zu realisierende Lösung für eine definierte Aufgabe liefert und planerischen Charakter hat. Zum anderen handelt es sich um Dokumente, die technische und/oder organisatorische Maßnahmen beschreiben und vielfach der Umsetzung einer Richtlinie dienen, etwa zum Thema IT-Sicherheit (hier beschreibt das Sicherheitskonzept konkrete Maßnahmen zur Umsetzung der Sicherheitsrichtlinie). Konzepte als Dokumente des operativen Managements grenzen sich damit von Richtlinien ab, die allgemeine Anforderungen aus Sicht des strategischen Managements formulieren.

Krisenkommunikationsplan

Im Krisenkommunikationsplan ist geregelt, wie die interne und externe Kommunikation in einem Notfall bzw. einer Krise erfolgen soll. Weiterhin sollte hier festgelegt werden, wer welche Informationen an wen weitergeben darf und in welcher Art und Weise. Wichtig ist dabei eine Unterscheidung zwischen interner und externer Kommunikation.  

Leitlinie

Sowohl in der Fachsprache, als auch in der Praxis werden die Begriffe Leitlinie, Richtlinie, Policy und Guideline häufig synonym für ein und denselben Dokumententyp bzw. ohne eine eindeutige Definition der Begriffe verwendet. Eine direkte Übersetzung des Begriffs „policy“ beispielsweise führt zu „Richtlinie“ und „Strategie“ und (seltener) zu „Grundsatz“. Umgekehrt führt die direkte Übersetzung von Leitlinie zu „policy“ und „guideline“ und von „Richtlinie“ zu „directive“, guideline“ und „policy.  Im Rahmen des dokuit-Strukturierungsmodells wird der Begriff Leitlinie wie folgt verwendet: Eine Leitlinie regelt Grundsätze, Ziele, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten und das Vorgehen bei Verstößen. Außerdem beschreibt sie Strategie, Ausrichtung und Kommittent des obersten Managements zum jeweiligen Sachverhalt. Im Unterschied zur Richtlinie enthält eine Leitlinie keine konkreten Handlungsregeln. Leitlinien stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Liste

Dieser Dokumententyp umfasst alle Formen von Listen und Verzeichnissen (beispielsweise Bestandslisten). Listen sind durch einen einheitlichen, sich für die jeweiligen Einzelinhalte wiederholenden Form und in der Regel durch eine festgelegte Sortierfolge (alphabetisch, numerisch oder chronologisch) gekennzeichnet. Listen können sowohl manuell oder automatisiert von Systemen generiert werden. Listen stellen gemäß der hier verwendeten Systematik einen Dokumententyp dar.

Metadaten

Metadaten oder Metainformationen sind „Daten über Daten“, d.h. Daten die Informationen über die Eigenschaften der eigentlichen Daten enthalten. Autor, Titel, Freigabedatum und Bearbeitungsstatus sind typische Metadaten für Dokumente. Metadaten können für den Nutzer der Daten sichtbar oder unsichtbar sein. Der Vorteil der Metadaten besteht darin, dass diese getrennt von den eigentlichen Nutzdaten gespeichert und ausgewertet werden können. Dokumentenmanagementsysteme und Bildarchive beispielsweise basieren auf der Verwendung von Metadaten.

Mitgeltende Dokumente

Bei den mitgeltenden Dokumenten handelt es sich um Dokumente, die Aussagen/Regelungen enthalten, die für das betrachtete Dokument Gültigkeit besitzen, aber im Dokument nicht näher ausgeführt werden. Typischer­weise sind Rahmendokumente wie beispielsweise Leitlinien oder Richtlinien mitgeltende Dokumente.

Nachweisdokumente

Nachweisdokumente (Aufzeichnungen) entstehen im Rahmen der Serviceerbringung und beschreiben erreichte Ergebnisse. Sie dienen der Nachweispflicht für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und der Einhaltung von Anforderungen. Da Aufzeichnungen definitionsgemäß nach deren Erstellung nicht verändert werden gibt es für diese keine Revisionstände. Typischerweise zählen Systemprotokolle, Auswertungen (Reports, Analysen, Statistiken), Protokolle (Testprotokolle, Abnahmeprotokolle u.a.), ausgefüllte Formulare und Checklisten zu den Nachweisdokumenten. Nachweisdokumente (Aufzeichnungen) stellen in unserem Verständnis einen speziellen Dokumententyp dar.

Norm

Eine Norm beschreibt – ähnlich wie ein Standard – Arbeitsmethoden zur Bewältigung rationeller, meist wiederholbarer Arbeitsprozesse bzw. Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen. Im Unterschied zum Standard müssen Normen von einer offiziellen Normungsorganisation als Ergebnis eines systematischen, festgelegten Normungsverfahrens beschlossen und veröffentlicht werden. Die Einhaltung von Normen wird zudem mitunter in nationalen und internationalen Vorschriften, d. h. vor allem in Gesetzen und Verordnungen, verbindlich vorgeschrieben. Normen stellen somit eine Teilmenge von Standards dar; sie werden mitunter auch als „de-jure-Standard“ bezeichnet. Für die IT maßgebliche Normungsorganisationen sind auf internationaler Ebene die „International Standardization Organization“ (ISO) und die „International Electrotechnical Commission“ (IEC), die beide gemeinsam für den Großteil der für IT-Organisationen relevanten Normen verantwortlich zeichnen.

Notfallhandbuch

Das Notfallhandbuch umfasst die Gesamtheit aller für die Notfallbewältigung erforderlichen Informationen mit Beschreibungen der erforderlichen Maßnahmen. Das Notfallhandbuch liegt in der Verantwortung des unternehmensweiten Notfallmanagements. Es wird durch Geschäftsfortführungspläne, Wiederanlaufpläne und Wiederherstellungspläne ergänzt. Inwieweit die Erstellung und Pflege eines gesonderten IT-Notfallhandbuchs sinnvoll bzw. erforderlich ist, muss unternehmensspezifisch betrachtet werden. Sofern die Themen nicht im unternehmensweiten Notfallhandbuch behandelt sind, muss ein IT spezifische Notfallhandbuch sicherstellen, dass der  IT-Betrieb im geforderten Maß nach Notfällen aufrechterhalten werden kann bzw. die Services zur Unterstützung der Geschäftsprozesse in der definierten Zeit wiederhergestellt werden können.

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