Wissenswertes

Glossar

Von einer babylonischen Sprachverwirrung zu sprechen, wäre vielleicht übertrieben, aber von einer eindeutigen Verwendung der Begriffe sind wir im Bereich der IT-Dokumentation weit entfernt. So sprechen die einen von Konzepten, andere von Betriebshandbüchern und meinen eigentlich das gleiche. Umgekehrt gibt es sehr unterschiedliche Auffassungen, welche Inhalte ein IT-Konzept haben sollte. Ziel unseres Glossars ist es, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung von Begriffsinhalten im IT-Dokumentations-Umfeld zu machen und einen Wegweiser durch den – Begriffsdschungel zur Verfügung zu stellen.

Business Continuity Management

Aufgabe des betrieblichen Kontinuitätsmanagements (englisch Business Continuity Management – kurz BCM) ist der Aufbau eines leistungsfähigen Notfall- und Krisenmanagements zur systematischen Vorbereitung auf die Bewältigung von Schadenereignissen. Ziel ist es, dass zeitkritische Geschäftsprozesse auch bei massiven Schadensereignissen nicht (durch präventive Maßnahmen) oder nur eine vertretbare Zeit (durch reaktive Maßnahmen) unterbrochen werden und die wirtschaftliche Existenz des Unternehmens trotz Schadenereignis gesichert bleibt. Im deutschen Sprachraum findet anstelle von BCM derzeit eher der Begriff Notfallmanagement Anwendung.

Change Management

Change Management ist u.a. in ITIL definiert als Prozess, der das Ziel hat, dass alle Anpassungen an IT-Services kontrolliert, effizient und unter Minimierung von Risiken für den Betrieb der Business-Services durchgeführt werden (siehe Änderungsmanagement). Daneben existiert der Begriff Change-Management in der Betriebswirtschaftslehre als eigenständige Disziplin zur Umsetzung weitreichender Veränderungen in Organisationen (siehe Veränderungsmanagement).  

Daten

Der Begriff Daten wird in den verschiedenen Fachsprachen unterschiedlich verwendet. Die hier dargestellte Definition betrachtet Daten aus Sicht des Dokumentationsmanagements. Gemäß ISO 9000 (2015) sind Daten ein Objekt betreffende Fakten. Ein Objekt steht hierbei für etwas Materielles, Immaterielles (z. B. Gesetze, Software) oder etwas Imaginäres (z. B. ein zukünftiger Zustand). Ebenfalls in Anlehnung an die Definition der DIN EN ISO 9000:2015 werden Informationen definiert als Daten mit Bedeutung. Informationen entstehen, wenn Daten analysiert bzw. kombiniert und so in einen konkreten Kontext gesetzt werden. Die zu einem Dokument zusammengefassten Informationen müssen als Gesamtheit erkennbar, zugreifbar und verwendbar sein. Die in einer CMDB gesammelten Daten sind also erst einmal kein Dokument. Die in einer weiterverwendbaren Sicht aggregierten Daten sind aber durchaus als Dokument zu begreifen.

Datenschutz

Der Begriff Datenschutz wird in der Praxis nicht einheitlich verwendet. Je nach Betrachtungsweise wird Datenschutz verstanden als Schutz vor missbräuchlicher Datenverarbeitung, Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung, Schutz des Persönlichkeitsrechts bei der Datenverarbeitung oder Schutz der Privatsphäre. Das BDSG und die DSGVO fokussieren den Schutz der personenbezogenen Daten. Ziel von Datenschutz ist demnach der Schutz des Einzelnen vor Beeinträchtigungen seines Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung, kraft dessen jeder Bürger grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner personenbezogenen Daten bestimmen darf. Personenbezogene Daten sind all jene Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen oder zumindest beziehbar sind und so Rückschlüsse auf deren Persönlichkeit erlauben. Besondere personenbezogene Daten umfassen Informationen über die ethnische und kulturelle Herkunft, politische, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gesundheit, Sexualität und Gewerkschaftszugehörigkeit. Sie sind besonders schützenswert. Datenschutz ist nicht zu verwechseln mit Datensicherheit.

Datenschutzrechtliche Verfahrensbeschreibung

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert verbindlich für alle Unternehmen, die der gesetzlichen Meldepflicht unterliegen, klare Anforderungen an die Dokumentation bezüglich der Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit eines Verfahrens, in denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt werden. Darin ist zu dokumentieren, welche personenbezogenen Daten mithilfe welcher Verfahren auf welche Weise verarbeitet werden und welche Datenschutzmaßnahmen dabei getroffen wurden. Die Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten dient dem behördlichen Datenschutzbeauftragten als Prüfungsunterlage und ist ihm zur Aufnahme in das Verfahrensverzeichnis zur Verfügung zu stellen. Hinweis: Mit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 wurde das Verfahrensverzeichnis durch ein zuführendes Verarbeitungsverzeichnis bzw. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abgelöst. Zu den Verarbeitungstätigkeiten im Sinne des Datenschutzes gehören alle Vorgänge im Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten.

Datensicherheit

In Anlehnung an das Gabler Wirtschaftslexikon fasst Datensicherheit alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz von Daten vor Verfälschung (Integrität), Zerstörung (Verfügbarkeit) und unzulässiger Weitergabe (Vertraulichkeit) zusammen. Bei Bedarf können weitere Schutzziele wie Authentizität, Verbindlichkeit und Zurechenbarkeit einbezogen werden. Heute wird meist der weiter gefasste Begriff Informationssicherheit verwendet.

Dokument

In Anlehnung an die ISO 9000 (2014) ist ein Dokument definiert als eine Zusammenfassung von Informationen auf einem Trägermedium (Papier, sonstige Speicherung), das als Gesamtheit identifizierbar und zugänglich ist. Informationen entstehen, wenn Daten analysiert und kombiniert und so in einen konkreten Kontext gesetzt werden. Die zu einem Dokument zusammengefassten Informationen müssen als Gesamtheit erkennbar, zugreifbar und verwendbar sein.  Ebenfalls in Anlehnung an die Definition der DIN EN ISO 9000:2015 werden Informationen definiert als Daten mit Bedeutung. Die in einer CMDB gesammelten Daten sind also erst einmal kein Dokument. Die in einer weiterverwendbaren Sicht aggregierten Daten sind aber durchaus als Dokument zu begreifen. Interessant ist an dieser Stelle ein Blick in die ISO/IEC: Directives Part 1 – Consolidated ISO Supplement – Procedures specific to ISO ISO_IEC Directives Part 1: 2015. Hier führt die ISO den Begriff Dokumentierte Informationen, anstelle ein und verwendet diesen anstelle von Dokumente und Aufzeichnungen. Der Begriff Dokumentierte Informationen umfasst alle aus Sicht der jeweiligen Managementnorm vom Unternehmen zu lenkenden Informationen.

Dokumentation

Bei einer Dokumentation handelt es sich um eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem definierten Sachverhalt in beliebiger Art und auf jeglichem Medium als Ergebnis von Dokumentationstätigkeiten.

Dokumentationskonzept

Das Dokumentationskonzept dient der Umsetzung der Dokumentationsrichtlinie und definiert Vorgaben für die strukturelle und inhaltliche Ausgestaltung der Fach-Dokumentation (hier der IT-Dokumentation) sowie für die operative Verwaltung von Dokumenten, d. h. für das Dokumentenmanagement. In der Praxis werden häufig beide in einem Dokument zusammengefasst.  

Dokumentationslandkarte

Nach unserem Verständnis handelt es sich bei einer Dokumentationslandkarte um ein Dokument, das die Struktur der Dokumentation und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Dokumentationen in einer grafischen Übersicht darstellt. Mittlerweile verwenden wir jedoch anstelle des Begriffs Dokumentenlandkarte nur noch den Begriff „Dokumentationsarchitektur“, da dieser eindeutiger ist.

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