Glossar

In Anlehnung an die Definition des IT Service Management Forum (itSMF) ist ein IT-Service ein Mittel zur Generierung von Nutzen für den Kunden, das vereinbarte Ergebnisse liefert. Ein IT-Service wird von einem IT-Dienstleister (engl. IT-Service Provider) für einen oder mehrere Kunden bereitgestellt und basiert auf dem Einsatz von Informationstechnologie. IT-Services bestehen aus einer Kombination von Funktionen, Prozessen und Technologien.

IT-Servicemanagement (ITSM) bezeichnet die Gesamtheit von Maßnahmen und Methoden zur Entwicklung, Bereitstellung und Erbringung von IT-Services. Die IT-Servicemanagement-Dokumentation umfasst die für die Umsetzung von IT-Servicemanagement erforderlichen Dokumente.

Gemäß Duden für Informatik ist ein System eine Zusammenfassung mehrerer Komponenten zu einer als Ganzes aufzufassenden Einheit. Die Komponenten können von gleicher Art (homogene Systeme, z. B. Programme) oder sehr unterschiedlich sein (z. B. die Zusammenfassung von Hardware- und Software zu einem System) und lösen in der Regel ein definiertes Bündel von Aufgaben. Das BSI definiert ein IT-System als eine technische Anlage, die der Informationsverarbeitung dient und eine abgeschlossene Funktionseinheit bildet.  Typische IT-Systeme sind demnach u.a.Clientrechner, Großrechner, Serversysteme, Datenbanksysteme, Prozessrechner, Digitale Messsysteme, Microcontroller-Systeme,  eingebettete Systeme, Mobiltelefone, Handhelds, Videokonferenzsysteme und diverse Kommunikationssysteme. Von den IT-Systemen grenzt das BSI Infrastruktur und Netzwerkkomponenten ab. Aus Gründen der Vereinfachung bzw. zugunsten einer vollständigen Betrachtung der IT-Dokumentation ist es sinnvoll  Infrastruktur- und Netzwerkkomponenten ebenfalls im Rahmen der Systemdokumentation zu betrachten.

Die Dokumentation umfasst alle für den operativen IT-Betrieb erforderlichen Dokumente. Es handelt sich hierbei um eine modular aufgebaute Dokumentation, die u. a. alle Dokumente zu dessen Durchführung sowie zu Wartung und Fehlerbehebung umfasst. Neben den aufgabenorientierten Betriebshandbüchern ist hier auch die Dokumentation der Systeme (Systemakten) einzuordnen., die neben der Dokumentation der eingesetzten Hardware- und Softwaresystem sowie der IT-Infrastruktur auch eine Dokumentation der Durchführung des IT-Betriebes inkl. Wartung und Fehlerbehebung umfasst.