Glossar
Arbeitsanweisung
Eine Arbeitsanweisung ist ein verbindliches, regelndes Dokument, das festlegt, was in einem bestimmten Arbeitsbereich wie und unter welchen Bedingungen auszuführen ist. Im Gegensatz zur Arbeitsanleitung hat sie verbindlichen Charakter. Arbeitsanweisungen konkretisieren arbeitsrechtlich, wie die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers generell oder im Einzelfall auszuführen ist.
Die Arbeitsanweisung im Dokumentationsmanagement
Arbeitsanweisungen gehören zu den zentralen operativen Dokumenten im Dokumentationsmanagement. Sie haben zwei wichtige Funktionen:
Regelnde, organisatorische Funktion
- Sie beschreiben verbindlich, was in einem bestimmten Kontext zu tun ist,
- wer dafür verantwortlich ist,
- wann und unter welchen Bedingungen die Tätigkeit auszuführen ist,
- welche Prüf-, Dokumentations- und Eskalationspflichten bestehen.
Arbeitsrechtliche Funktion
Arbeitsrechtlich konkretisieren Arbeitsanweisungen rechtsverbindlich, wie die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers generell oder im Einzelfall auszuführen ist. Sie schaffen Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit.
Da Arbeitsanweisungen ausdrücklich verbindlichen Charakter haben, sollten sie:
- von einer autorisierten Stelle (z. B. Verantwortlicher des Bereichs, IT-Leitung, ISB) geprüft und freigegeben werden,
- im Rahmen der Dokumentenlenkung versioniert, verteilt und regelmäßig überprüft werden.
Beispiele
- Anweisung „Zutritt Serverraum“: Regelt: Wer darf rein? Wer muss begleiten? Wie ist das Zutrittsbuch zu führen?
- Anweisung „Onboarding neuer Mitarbeiter“: Regelt: Welche Rechte werden standardmäßig vergeben? Wer muss genehmigen?
Abgrenzung und Synonyme
Abgrenzung zur Arbeitsanleitung
Arbeitsanweisung:
- verbindliches, regelndes Dokument,
- beschreibt was zu tun ist, unter welchen Bedingungen, mit welchen Verantwortlichkeiten und Dokumentationspflichten,
- hat arbeitsrechtlichen Charakter und muss von einer berechtigten Stelle freigegeben werden.
Arbeitsanleitung:
- ausführungsorientiertes Dokument,
- beschreibt Schritt für Schritt, wie eine konkrete Tätigkeit oder Aktivität auszuführen ist,
- dient der praktischen Unterstützung, ist aber nicht zwingend rechtsverbindlich im arbeitsrechtlichen Sinne.
Begriff „Work Instruction“
Der englische Begriff Work Instruction wird in der Praxis vielfach sowohl für Arbeitsanweisungen als auch für Arbeitsanleitungen verwendet. Aus Sicht des Dokumentationsmanagements ist es daher wichtig, intern klar zu definieren, was unter Arbeitsanweisung (verbindlich, regelnd) und was unter Arbeitsanleitung (ausführungsorientiert) verstanden wird.
Verwandte Begriffe
- Arbeitsanleitung
- Dokumententyp
- IT-Betriebsdokumentation
- Betriebshandbuch
- Prozessbeschreibung / Verfahrensanweisung
- Dokumentierte Informationen
- Dokumentationsrichtlinie
FAQ Arbeitsanweisung
Warum muss eine Arbeitsanweisung von einer autorisierten Stelle freigegeben werden?
Weil sie arbeitsrechtlich die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung konkretisiert und verbindliche Regeln vorgibt. Ohne Freigabe durch eine berechtigte Stelle (z. B. Vorgesetzte/r, Verantwortliche/r des Bereichs) wäre unklar, ob die Anweisung offiziell gültig ist.
Wie ordnet sich die Arbeitsanweisung in die Dokumentenpyramide ein?
Sie gehört zu den operativen Vorgabedokumenten im unteren/mittleren Bereich der Dokumentenpyramide (unterhalb von Richtlinien und Konzepten, oberhalb von detaillierten Arbeitsanleitungen). In der hier verwendeten Systematik ist sie ein klar definierter Dokumententyp mit eigenen Vorlagen und Prozessen.
Wie verbindlich sind Arbeitsanweisungen?
Sehr verbindlich. Ein Verstoß kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben (z. B. Verstoß gegen Sicherheitsanweisungen).