Dokumentierte Informationen

„Dokumentierte Information“ ist ein Normbegriff, der sowohl Vorgabedokumente als auch Aufzeichnungen umfasst. Er bezeichnet Informationen, die gesteuert werden müssen, weil sie für die Planung, Steuerung, den Nachweis oder die Wirksamkeit eines Managementsystems relevant sind.

Dokumentierte Information im Managementsystem

Aktuelle Managementsystem-Normen verwenden den Begriff „dokumentierte Information“, statt strikt zwischen „Dokumenten“ und „Aufzeichnungen“ zu unterscheiden. Normen verlangen, dass dokumentierte Informationen:

identifiziert und verfügbar sind (wo nötig, für wen nötig),
gelenkt werden (Erstellung, Änderung, Freigabe, Verteilung, Versionierung),
gegen Verlust, unbefugten Zugriff und unbeabsichtigte Veränderung geschützt sind,
über definierte Aufbewahrungsfristen hinweg lesbar und nachvollziehbar bleiben.

Die Norm spricht bewusst neutral von „dokumentierter Information“, um alle Formen und Medien zu erfassen (Papierdokumente, elektronische Dateien, Datenbanken, Ticketsystem-Einträge, Wiki-Seiten usw.). Für eine aktuelle IT-Dokumentation bleibt es dennoch sinnvoll, innerhalb der „dokumentierten Information“ klar zu unterscheiden:

Vorgabedokumente (Soll-Zustand)

Regelnde Dokumente: Richtlinien, Policies, Prozessbeschreibungen.
Umsetzende Dokumente: Betriebshandbücher, Konzepte, Arbeitsanleitungen.
Ziel: Steuerung und Anleitung.

Nachweise (Ist-Zustand / Aufzeichnungen)

Protokolle, Berichte, Logfiles, Tickets.
Ziel: Beweisführung und Auditierung.

Die Unterscheidung ist sinnvoll, weil Lebenszyklus, Verantwortlichkeiten, Aufbewahrungsfristen und Prüfungslogik für beide Kategorien unterschiedlich sind.

Beispiele

Vorgabe (Regelnd): „IT-Sicherheitsrichtlinie“ (Policy).
Vorgabe (Umsetzend): „Wiederanlaufplan ERP-System“.
Nachweis: „Protokoll der Notfallübung vom 12.10.“
Nachweis: „Audit-Bericht 2024“.

Abgrenzung und Synonyme

Abgrenzung zu „Dokument“ (im engeren Sinn)

„Dokument“ = Vorgabedokument (z. B. Richtlinie, Konzept, Prozessbeschreibung, Handbuch).
„Dokumentierte Information“ = Oberbegriff, der sowohl solche Dokumente als auch Aufzeichnungen umfasst.

Abgrenzung zu „Aufzeichnungen“

Aufzeichnungen sind eine Untermenge der dokumentierten Informationen, mit Fokus auf Nachweis und Ist-Zustand.
Der Begriff „dokumentierte Information“ allein sagt noch nicht, ob es sich um Vorgabe oder Nachweis handelt – diese Einordnung ist Aufgabe des Dokumentationsmanagements.

Synonyme

Documented Information (engl. Normbegriff)
Lenkungsrelevante Dokumente

FAQ dokumentierte Information

Warum verwenden Normen den Begriff „dokumentierte Information“?

Um alle relevanten Informationsformen abzudecken – unabhängig vom Medium (Papier, Datei, Datenbank, Ticket, Log) und unabhängig davon, ob es sich um Vorgaben oder Nachweise handelt. Der Fokus liegt auf der Forderung nach Steuerung dieser Informationen.

Reicht es, nur mit dem Begriff „dokumentierte Information“ zu arbeiten?

Für die Normauslegung ja, für die praktische Arbeit nein. Intern ist es oft besser, klar von „Vorgaben“ (Richtlinien/Handbücher) und „Nachweisen“ (Protokolle/Berichte) zu sprechen, da die Prozesse (Freigabe vs. Ablage) unterschiedlich sind.