Wissenswertes

Glossar

Von einer babylonischen Sprachverwirrung zu sprechen, wäre vielleicht übertrieben, aber von einer eindeutigen Verwendung der Begriffe sind wir im Bereich der IT-Dokumentation weit entfernt. So sprechen die einen von Konzepten, andere von Betriebshandbüchern und meinen eigentlich das gleiche. Umgekehrt gibt es sehr unterschiedliche Auffassungen, welche Inhalte ein IT-Konzept haben sollte. Ziel unseres Glossars ist es, einen Vorschlag zur Vereinheitlichung von Begriffsinhalten im IT-Dokumentations-Umfeld zu machen und einen Wegweiser durch den – Begriffsdschungel zur Verfügung zu stellen.

Dokumentenart

Die Ausprägung der Information, z.B. als Text, Bild,  Ton oder Zeichnung kennzeichnet die Dokumentenart.

Dokumentenklasse

Dokumentenklassen dienen der Unterscheidung von Dokumenten nach organisatorischen Kriterien. Für die IT-Dokumentation sind insbesondere IT-Systembetrieb, Systementwicklung und IT-Management sinnvolle Dokumentenklassen, die sich an Aufgabenbereichen, d.h. der Ablauforganisation orientieren. Sofern sinnvoll oder erforderlich können Dokumentenklassen in Unterklassen unterteilt werden. Jede Dokumentenklasse kann grundsätzlich alle Dokumententypen beinhalten. So kann beispielsweise jede Dokumentenklasse Dokumente vom Typ Richtlinie beinhalten.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement beschreibt als Teilbereich von Dokumentationsmanagement die Verwaltung von Dokumenten auf der operativen Ebene. Hierbei kann es sich sowohl um papiergebundene als auch um elektronische Dokumente handeln. Im Fokus stehen die operativen Aktivitäten (Dokumentationsverfahren) im Rahmen des Dokumentenlebenszyklus. In Abgrenzung zum Dokumentationsmanagement werden hier übergeordnete Steuerungs- und Kontrollfunktionen durch das Management nicht betrachtet.

Dokumentenmatrix

Eine Dokumentenmatrix ist eine Tabelle, in der alle zu lenkenden Dokumente erfasst werden. Sie dient als Werkzeug zur Dokumentenverwaltung. Die Dokumente werden sinnvollerweise Dokumentenklassen und Dokumententypen zugeordnet. Für jedes Dokument können in der Matrix zusätzliche Informationen zu Verantwortlichkeiten, zugeordnete Vorlagen, Compliance-Anforderungen und Dokumentenlenkung u.a. erfasst werden.

Dokumententyp

Ein Dokumententyp beschreibt eine Gruppe von Dokumenten mit gleichartigen Eigenschaften. Die Zuordnung zu einem Dokumententyp definiert ein Dokument im Hinblick auf formale Anforderungen, Detaillierungsgrad, Anforderungen an die Dokumentenlenkung und Verantwortlichkeiten. Typische Dokumententypen sind u.a. Richtlinie, Prozessbeschreibung, Konzept und Anleitung. Sinnvoll ist eine Unterscheidung zwischen allgemeingültigen und inhaltsspezifischen Dokumententypen. Letztere sind zusätzlich durch einen gleichen inhaltlichen Aufbau gekennzeichnet (z. B. Betriebshandbücher für Applikationen, Managementberichte oder Lastenhefte).

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