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Wissenswertes

Glossar

Vorgabedokument

Ein Vorgabedokument ist ein formaler Begriff im Dokumentationsmanagement, der alle Dokumente zusammenfasst, die Regeln, Anforderungen oder Verfahren festlegen (Soll-Zustand). Der Begriff dient primär der strukturellen Abgrenzung zu den Nachweisdokumenten (Aufzeichnungen). Während Vorgabedokumente leben, gelenkt und versioniert werden müssen, sind Nachweisdokumente statische Belege eines vergangenen Zustands.

Das Vorgabedokument im Dokumentationsmanagement

Die Unterscheidung in Vorgabe und Nachweis ist elementar hinsichtlich des Lebenszyklus eines Dokuments:

  • Vorgabedokument: Dokumentiert die jeweiligen Anforderungen („So soll es sein“). Veränderbar (neue Version).
  • Nachweisdokument: Blick in die Vergangenheit („So war es“). Unveränderbar (Protokoll, Logfile).

Der Begriff „Vorgabedokument“ definiert die Dokumente, die gestaltenden Charakter haben. Sie unterliegen dem Änderungsprozess (Change Management für Dokumente), da sie an neue Gegebenheiten angepasst werden müssen. In der Praxis werden Vorgabedokumente oft weiter differenziert:

Regelnde Vorgabedokumente (Normativ)

  • Setzen verbindliche Standards, Ziele und Verbote.
  • Beispiele: IT-Sicherheitsleitlinie (ISMS), Architektur-Richtlinie, Dokumentationsrichtlinie.
  • Ziel: Governance und Compliance sicherstellen.

Umsetzende Vorgabedokumente (Operativ)

  • Beschreiben konkret, wie Aufgaben erledigt werden oder wie Systeme aufgebaut sind.
  • Beispiele: Betriebshandbücher, Installationsanleitungen, Notfallhandbücher (Notfallmanagement), Wiederanlaufpläne.
  • Ziel: Operative Handlungsfähigkeit und Fehlervermeidung im Tagesgeschäft.

Beispiele

Zu den typischen Vorgabedokumenten der verschiedenen Aufgabenbereiche der IT-Organisation zählen:

  • System- und Architekturbetrieb: Betriebskonzepte und Architektur-Richtlinien geben vor, welche Technologien genutzt werden dürfen und wie sie zu betreiben sind.
  • Anwendungsmanagement: Programmierrichtlinien (Coding Guidelines) und Design-Vorgaben steuern die Entwicklung. Release-Pläne geben vor, wann Software ausgerollt wird.
  • IT-Servicemanagement (ITSM): Prozessbeschreibungen (z. B. für Incident Management) und Service Level Agreements (SLA) sind klassische Vorgaben für die Service-Erbringung.
  • Outsourcing/Provider: Verträge, Lastenhefte und Sicherheitsvereinbarungen sind Vorgabedokumente für den Dienstleister. Sie definieren, was geliefert werden muss.
  • ISMS & Sicherer IT-Betrieb: Das ISMS besteht überwiegend aus Vorgaben (Leitlinie, Richtlinien, Konzepte) und der Überprüfung ihrer Einhaltung.
  • Notfallmanagement: Notfallkonzepte und Notfallpläne geben vor, wie im Krisenfall zu reagieren ist.

Abgrenzung und Synonyme

Abgrenzung zum Nachweisdokument (Aufzeichnung)

  • Vorgabedokument: Beschreibt den Soll-Zustand. Unterliegt der Versionierung (Inhalt ändert sich).
  • Nachweisdokument: Beschreibt den Ist-Zustand (Ergebnis). Unterliegt der Archivierung (Inhalt bleibt fix).

Abgrenzung zu „Dokumentierte Information“

„Dokumentierte Information“ ist der Oberbegriff (Normsprache ISO), der Vorgaben und Nachweise einschließt.

Synonyme

  • Steuerungsdokument
  • Regelwerksdokument
  • Soll-Dokument

Verwandte Begriffe

FAQ Vorgabedokument

Weil die Lebenszyklus-Prozesse völlig unterschiedlich sind. Ein Vorgabedokument braucht einen Review-Prozess (Ist das noch aktuell?). Ein Nachweisdokument braucht einen Aufbewahrungs-Prozess (Wie lange müssen wir das behalten?).

Sie benötigen zwingend einen Versionsstand, ein Datum und einen Freigabevermerk. Nachweise benötigen hingegen primär einen Zeitstempel der Erstellung.

Das leere Formular ist eine Vorgabe (es schreibt vor, welche Daten zu erfassen sind). Das ausgefüllte Formular wird zur Aufzeichnung (Nachweis).

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