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Wissenswertes

Glossar

Dokumentenart

Dokumentenart bezeichnet die Ausprägung einer Information, also in welcher Form sie vorliegt – z. B. als Text, Bild, Ton, Zeichnung oder Kombination daraus. Sie beschreibt damit die Darstellungsform des Inhalts, nicht seine fachliche Funktion (wie Richtlinie, Konzept oder Handbuch).

Die Dokumentenart in der IT-Dokumentation

Die Dokumentenart beschreibt, wie eine Information repräsentiert ist:

  • rein textlich,
  • als Grafik, Zeichnung oder Plan,
  • als Foto oder Bild,
  • als Tonaufnahme,
  • als Video (Kombination von Bild + Ton),
  • als strukturierte Datendarstellung (z. B. Tabelle, Formular, Diagramm).

In der Praxis treten häufig Mischformen auf, z. B.:

  • textbasierte Dokumente mit ergänzenden Grafiken und Tabellen,
  • Prozessbeschreibungen mit Swimlane-Diagrammen,
  • Anleitungen mit Screenshots,
  • Schulungsunterlagen mit Abbildungen und schematischen Zeichnungen,
  • Audio-/Video-basierte Schulungsformate.

Die Dokumentenart ist damit eine inhärente Eigenschaft der Informationsdarstellung – unabhängig davon, welche fachliche Rolle das Dokument spielt (Richtlinie, Konzept, Handbuch, Arbeitsanweisung etc.).

Beispiele für Dokumentenarten

Textdokument

z. B. Richtlinie, Konzept, Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung – überwiegend als Fließtext mit Überschriften und Listen.

Grafik/Zeichnung

z. B. Netzplan, Architekturdiagramm, Prozessgrafik, UML-Diagramm.

Tabellarische Darstellung

z. B. Asset-Liste, Risiko-Matrix, Servicekatalog in Tabellenform

Bild/Foto

z. B. Foto eines Serverraums, Bilddokumentation einer baulichen Maßnahme.

Ton

z. B. aufgezeichnetes Schulungs-Audio (im Dokumentationskontext eher selten, aber möglich).

Video/Screencast

z. B. aufgezeichnete Anleitungen zur Systembedienung, Schulungsvideos.

Abgrenzung zu „Dokumententyp“

Hier liegt der Kern der Verwechslungsgefahr:

Dokumentenart

  • meint die Darstellungsform der Information: Text, Bild, Ton, Zeichnung usw.
  • ist eher eine inhaltlich-mediale Eigenschaft.

Dokumententyp

  • meint die formale/fachliche Klassifizierung eines Dokuments im Dokumentationsmanagement, z. B. Richtlinie, Konzept, Prozessbeschreibung, Handbuch, Arbeitsanweisung, Protokoll, Bericht, Plan, Aufzeichnung.
  • ist Grundlage für Vorlagenstrukturen, Freigabeprozesse, Review-Zyklen und Zuordnung zu Normanforderungen.

Praktisch können Sie in Ihrer Dokumentationsrichtlinie festlegen: Dokumententyp = fachliche Kategorie und Rolle des Dokuments, Dokumentenart = Ausprägung der Information (Text, Bild, Ton, Zeichnung) und beide als separate Eigenschaften/Metadaten führen.

Verwandte Begriffe

FAQ Dokumentenart

Weil beide unterschiedliche Dinge beschreiben. Die Dokumentenart definiert wie die Informationen dargestellt sind. Dokumententypen legen fest, welche Rolle das Dokument im Dokumentensystem einnimmt. Wenn beides vermischt wird, wird es schwer, Prozesse, Vorlagen und Werkzeuge sauber zu steuern.

Mit zwei klaren Definitionen: Dokumentenart: „Ausprägung der Information (Text, Bild, Zeichnung, Ton etc.)“. Dokumententyp: „fachliche Kategorie der Dokumentation (Richtlinie, Konzept, Handbuch, Arbeitsanweisung, Aufzeichnung etc.)“. Ergänzt durch eine Tabelle, die zeigt: Dokumententyp „Betriebshandbuch“ → typische Dokumentenarten: Text + Grafik (Diagramme) + Tabellen.

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