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Glossar

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement bezeichnet die technische und infrastrukturelle Verwaltung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Erfassung und Ablage über Versionierung, Zugriffsteuerung und Suche bis zur revisionssicheren Archivierung und Löschung. Es stellt sicher, dass vorhandene Dokumente auffindbar, geschützt und revisionssicher verwaltet werden.

Das Dokumentenmanagement im IT-Betrieb

Dokumentenmanagement (oft im Kontext von DMS-Systemen) fokussiert primär auf die infrastrukturelle und technische Seite des Umgangs mit Dokumenten:

Wo werden Dokumente gespeichert?
Wie werden sie strukturiert, verschlagwortet und wiedergefunden?
Wie werden Versionen und Zugriffe gesteuert?
Wie werden gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschpflichten unterstützt?

Während Dokumentationsmanagement die fachliche Planung, Struktur und Qualität der Dokumentation inhaltlich steuert, sorgt Dokumentenmanagement dafür, dass die vorhandenen Dokumente technisch verwaltet, schnell auffindbar, geschützt und revisionssicher archiviert werden. Im Kontext von IT-, ISMS- und Notfalldokumentation ist ein funktionierendes Dokumentenmanagement eine Voraussetzung, um ein konzeptionell gutes Dokumentationsmanagement praktisch umzusetzen.

Zentrale Aufgaben des Dokumentenmanagements

Erfassung und Ablage

Integration von Dokumentquellen (Office-Dokumente, PDFs, E-Mails, Scans, Wiki-Seiten, Exporte aus Fachsystemen).
Definition von Ablagestrukturen (Bibliotheken, Ordner, Spaces, Sites).
Nutzung von Metadaten, Klassifikationen, Tags.

Versionierung und Änderungsverfolgung

Speicherung mehrerer Versionen eines Dokuments.
Nachvollziehbare Änderungshistorie (Wer? Wann? Was?).
Integration mit Freigabe-Workflows (technische Unterstützung der Dokumentenlenkung).

Zugriffs- und Berechtigungsmanagement

Rollen- und bereichsbezogene Rechtevergabe (Lesen, Bearbeiten, Freigeben, Administrieren).
Unterstützung von Schutzbedarf (z. B. vertrauliche Sicherheits- oder Notfalldokumente).

Suche und Auffindbarkeit

Volltextsuche, Filter nach Metadaten.
Strukturierte Navigation (nach Themen, Prozessen, Systemen, Organisationseinheiten).
Sinnvolle Benennung und Verschlagwortung.

Aufbewahrung und Archivierung

Unterstützung von Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepten.
revisionssichere Archivierung (z. B. für rechtlich relevante Dokumente).
Kennzeichnung von veralteten oder ersetzten Dokumenten.

Integration in Arbeitsumgebungen

Einbindung in Kollaborationsplattformen (z. B. MS 365, SharePoint, Teams, Confluence).
Schnittstellen zu Fach- und ITSM-Systemen (z. B. Verlinkung von RFCs, Tickets, CMDB-Einträgen auf relevante Dokumente).

Beispiele

SharePoint als zentrale Plattform

Bibliotheken für Richtlinien, Konzepte, Prozesse, Handbücher, Formulare, Aufzeichnungen.
Versionskontrolle, Berechtigungsgruppen, Metadaten für System-/Service- und Prozessbezug.

DMS/ECM-System für formelle Dokumente

Zentrale Ablage auditrelevanter Dokumente (z. B. Sicherheitskonzept, Notfallhandbuch, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten).
Definierte Aufbewahrungsfristen und Löschregeln.
Revisionssichere Archivierung bestimmter Dokumentklassen.

Abgrenzung und Synonyme

Abgrenzung zum Dokumentationsmanagement

Dokumentenmanagement (DMS): Fokus auf Container & Werkzeug. Verwaltet die Datei.
Dokumentationsmanagement: Fokus auf Inhalt & Qualität. Steuert das Wissen.

Synonyme

DMS (Dokumentenmanagementsystem)
ECM (Enterprise Content Management)
Records Management (fokussiert auf Aufbewahrung/Archivierung)

FAQ Dokumentenmanagement

Warum brauche ich beides: Dokumentenmanagement und Dokumentationsmanagement?

Weil sie unterschiedliche Fragen beantworten. Das Dokumentationsmanagement: „Welche Dokumente benötigen wir, in welcher Struktur und Qualität?“ und das Dokumentenmanagement: „Wie verwalten wir diese Dokumente technisch, so dass sie nutzbar, sicher und revisionssicher sind?“ Erst das Zusammenspiel beider Ebenen macht Dokumentation wirklich wirksam.

Reicht ein gutes DMS nicht aus, um Dokumentationsprobleme zu lösen?

Nein. Ein DMS stellt Technik und Funktionen bereit, löst aber nicht automatisch Fragen von Architektur, Verantwortlichkeiten, Inhalten und Qualität. Ohne klare Dokumentationskonzepte wird auch ein gutes DMS schnell zur „Ablage mit Suchfunktion“.

Muss Dokumentenmanagement zentral oder dezentral organisiert werden?

Technisch kann es zentral (z. B. eine Plattform) sein, organisatorisch gibt es meist zentrale Regeln plus dezentrale Verantwortliche für einzelne Bereiche, Systeme oder Themen.