Dokumentationsmanagement

Dokumentationsmanagement umfasst die geplante, gesteuerte und überwachte Behandlung aller relevanten Dokumente und Aufzeichnungen einer Organisation – von der Konzeption über Erstellung und Freigabe bis zur Pflege, Nutzung und Archivierung. Ziel ist eine vollständige, aktuelle, nutzbare und auditfähige Dokumentation.

Das Dokumentationsmanagement in der IT-Organisation

Dokumentationsmanagement ist mehr als „Dokumente ablegen“. Es ist ein systematischer Managementprozess, der sicherstellt, dass:

alle erforderlichen Dokumente und Nachweise (dokumentierte Informationen) identifiziert sind,
diese in einer durchdachten Dokumentationsarchitektur strukturiert und auffindbar sind,
Erstellung, Review, Freigabe, Verteilung, Änderung und Archivierung geregelt sind,
Dokumentation tatsächlich im Alltag genutzt wird (Betrieb, Sicherheit, Notfall, Projekte),
Norm-, Gesetzes- und Vertragsanforderungen erfüllt und nachweisbar sind.

Kernaufgaben des Dokumentationsmanagements

Ziel- und Anforderungsanalyse

Welche Dokumente und Nachweise werden in IT-Betrieb, Anwendungsmanagement, ITSM, ISMS, Notfall- sowie Kunden- und Lieferantenmanagement benötigt?
Welche Anforderungen ergeben sich aus Normen, Gesetzen, Verträgen und internen Vorgaben?

Konzeption und Maßnahmenplanung

Entwicklung einer Dokumentationsarchitektur (Dokumententypen, Ebenenmodell, Sichten).
Definition von Dokumentationsprozessen (Erstellung, Review, Freigabe, Pflege, Archivierung).
Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten (Owner je System/Service/Anwendung/Thema).
Unterstützung bei der Tool-Evaluierung (DMS, SharePoint, Confluence, ISMS-/ITSM-Tools, Wikis).

Umsetzung und Optimierung

Erstellung von Vorgabedokumenten (Richtlinien, Konzepte, Standardvorlagen).
Aufbau einer Dokumentationsplattform (z. B. SharePoint, Confluence) für IT-Betriebs-, Service-, Anwendungs-, Sicherheits- und Notfalldokumentation.
Implementierung von Freigabe- und Änderungsprozessen.
Schulung und Coaching der Mitarbeitenden (z. B. in Workshops, QuickChecks, Seminaren).

Pflege und Qualitätssicherung

Überwachung der Dokumentationsprozesse.
Regelmäßige Qualitätssicherung (Vollständigkeit, Aktualität, Konsistenz).
Pflege der Plattform, Metadaten, Strukturen und Berechtigungen.
Sicherstellung von Compliance-Anforderungen (ISO 9001, ISO 27001, BSI, ISO/IEC 20000, DSGVO u. a.).
Unterstützung bei Auditvorbereitung und -begleitung (Dokumenten- und Nachweisbereitstellung, Schließen von Lücken).

Abgrenzung und Synonyme

Abgrenzung zu Dokumentenmanagement

Dokumentationsmanagement

steuert die fachliche Planung, Struktur und Qualität der Dokumentation inhaltlich (Was wird dokumentiert? Welche Dokumententypen? Welche Architektur? Welche Qualität?)

Dokumentenmanagement (oft im Kontext von DMS-Systemen)

erstreckt sich von der Erstellung und Qualitätssicherung über die Bereitstellung, Nutzung und Aktualisierung bis zur Archivierung und Löschung von zu lenkenden Dokumenten.

Synonyme

Management der Dokumentation
Management dokumentierter Informationen

FAQ Dokumentationsmanagement

Warum brauche ich ein eigenes Dokumentationsmanagement?

Weil sich Dokumentation sonst ungeplant und widersprüchlich entwickelt: doppelte Inhalte, Lücken, veraltete Dokumente, schwer auffindbare Informationen. Dokumentationsmanagement sorgt dafür, dass Dokumentation gezielt aufgebaut, sinnvoll strukturiert, aktuell gehalten und tatsächlich genutzt wird – und im Audit Bestand hat.

Wie starte ich den Aufbau eines systematischen Dokumentationsmanagements?

Ein sinnvoller Weg ist: Bestandsaufnahme („Dokumentations-QuickCheck“), Definition von Zielen und Anforderungen, Entwurf einer Dokumentationsarchitektur und grundlegender Prozesse, Festlegung von Dokumentationsprozessen und Rollen (Owner, Redakteure, Freigebende), schrittweiser Aufbau bzw. Bereinigung des Dokumentenbestands.